コラム コロナ禍の今こそ考えたい!メールで済まさず、電話やビデオ会議、対面が必要なタイミングって?~その1~

半ニートから高額所得者まで、常識人から異世界に住む人々まで、幅広い層が飲みに来る下北沢を中心に「一人飲み歴10年以上」の、きたざわ御神酒(おみき)です。

収束しないコロナ禍の中で、ビジネスもプライベートも「対面の機会」を積極的に減らしている今日この頃。筆者も大好きな一人飲みはもう半年近く控えており、日常の連絡のほとんどが、なるべくオンラインで完結する方法を選択しております。似たような状況の方はとても多いでしょう。

そこで改めて考えたいのが「ビジネス上の、メールで対応しないほうが良い案件」です。たとえ伝える内容は同じであっても、伝達手段によって受け取る印象はかなり変わります。メール・電話・ビデオ会議・対面、さまざまな連絡方法がある中、メールは一番手軽で便利なのですが……、

コロナ禍の今は特に、メールの内容の検討が、より難しくなる局面があるのです。

具体例も交えつつ、「コロナ禍中のビジネスメール」について考えてまいります。

現代のビジネス連絡の基本ツール・メールのメリットとデメリット

現代、ほとんどのビジネス上の連絡手段はメールです。

一昔前、電話がその役を担っていたときは、「先方に伝わったか確認がとれない、送りっぱなしの手段(メールやFAX)だけでは、伝えたことにならない」と言われていました。

そんなメールの一番のメリットは「送信時刻の制限が少ない」ところでしょう。送信先が会議中でも外出中でも「送っておく」ことができるって、本当に便利。

こんなにメールが浸透した今でも、実はメールの「相手が読んだかわからない」というポイントは変化していません。LINEは「既読」がつくけど、メールは読んだかどうか、わからない。だから送信者に電話確認などさせないよう、昨今は受け手のほうで、すぐに内容に返信できないケースでも「拝受しました」など確認メールを送る、という形式が浸透しています。「送信時刻の制限が少ない」というメールの最大の利便性を皆が享受したいがゆえに、「受信側が確認メールをする」という方法が発生し、社会に広く浸透したように思います。

しかし、これをやらない人もいます。

そのタイプの人と、まだお付き合いの浅い段階だと、やや気をもみます。そして下記4パターン程度を次々に想像します。

1:内容を確認するまでは返信を入れないタイプの、合理的な人なのだろうか?
2:休日とか外出中で見てないのかも?
3:こちらの送った内容に、何か失礼やひっかかる部分があって据え置いてるのかも?一応、送ったメール内容を読み返そう!
4:こちらを下に見て軽んじてるような人だったりして……

何度かつきあっていて1のタイプ、と判明している場合は問題ありませんが、そうでない場合は送信した側には2~4の心配がつきまといます。

メールはそもそも、一つの連絡で読み取れる情報量が、対面や電話より圧倒的に少ないのです。

最近は「電話をするのがイヤで会社を辞める」若い人も出る時代ですから、その世代からすると「基本がメールなのは当たり前」かもしれず、また、上の世代もそんな社会に慣れてきました。

しかし、慣れたからといって、メールのデメリットが消えるわけではないのです。

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