コラム コロナ禍の今こそ考えたい!メールで済まさず、電話やビデオ会議、対面が必要なタイミングって?~その2~

収束しないコロナ禍の中で、ビジネスもプライベートも「対面の機会」を積極的に減らしている今日この頃。

ビジネスの連絡を「なるべくメールで」という傾向が強くなっています。

しかし、そういう時期だからこそ、メールの内容をよくよく精査しないと、意識せぬまま難しい状況に陥ってしまう事態が、実際に出ているようです。

「電話をするのがイヤで会社を辞めた」という若者すら登場している昨今、メールが当たり前になりすぎていると感じるほど。その1では、見落としているデメリット、ウイークポイントを、またコロナ禍で出てきた「メールの書き方の重要性と難易度が高くなる局面」を分析しました。~その1~はこちら

後編では、コロナ禍の中で実際に起きた、メールに起因するトラブル例と解決法をご紹介します。

コロナ禍で新担当者との「顔合わせ」を避けた結果、思いもよらない事態に……

コロナ禍の中でも、ありがたいことにWEB媒体はあまり影響を受けず、むしろ全体的な仕事量が増えています。筆者の同業者のカナさん(仮名:30代・フリーライター)も「仕事が増えた」と言っていました。

カナさんはバリバリ仕事をしながら幼児の育児中で、ふだんは保育園を利用していましたが、コロナ禍による休園の影響が……。時には旦那さまが仕事を休み、時にはお子さんを親族に預け、オンライン学習ツールを利用したりなどして、休園期間をやりくりされていました。

同じ時期に掲載媒体から、カナさんの書いているシリーズの人気が上り調子ですばらしい、という報告があり、「仕事も今が頑張りどき。ステップアップしたい!」と、時には睡眠時間を削って書いているようでした。そこで筆者に「ギャラ交渉って、どのタイミングでしたらいいのかな?」と、相談が来ていたのです。同業の第三者として「その状況なら、今、相談してみてもいいと思う!がんばれ~!」と意見を伝えてあったのですが……。

なんとその直後、カナさんの人気シリーズの担当者が異動に!新担当者に替わったのです。

コロナ禍の影響もあり、ビデオ会議の簡単な引き継ぎで「これからよろしくお願いします」程度の挨拶をすませ、すでに続いている人気シリーズの実務が回り出しました。

「新担当者にいきなりギャラ交渉するのは、ちょっと気が引ける」と思ったカナさん、「しばらく様子を見てから、折を見て……」と、ひとまず先延ばしにすることにしたと言います。

丁寧で感じのいい文章を書いたつもりでも、相手に思うように伝わらないことがある

そんな時、新担当者から「仕事を増やしてほしい」とメールで打診が来ます。

「顔合わせもまだのところで、このようなお願いで恐縮なのですが、異動後の混乱で他のコンテンツがうまく回らないものもあり、好調なカナさんに多く書いていただけると、とてもありがたく……」と、大変丁寧な文章を送ってくれました。

カナさんは仕事量を増やすことをOKしましたが、「他がうまく回らない」と困っている人に「書くけどギャラはあげてください」というのも気がひけたとのことで、「いつか対面ミーティングができる時にそういう話をすることにして、ひとまず依頼を受けよう」と決意。

増えた仕事に必死に取り組んでいると、担当者は「本当に感謝しています!カナさんとはこんな企画もできるんじゃないか?とワクワクしています!」と、メールに提案も盛り込んでくるように。

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