コラム ビジネスシーンで使える!上司から説明を求められた時のライフハック3箇条~その1~

半ニートから高額所得者まで、常識人から異世界に住む人々まで、幅広い層が飲みに来る下北沢を中心に「一人飲み歴10年以上」の、きたざわ御神酒(おみき)(目下、自粛中)です。

筆者のような趣味をお持ちの方以外でも、全国各地にコロナ禍の新たな影響が広がっている昨今、行動を自粛されている方だらけでしょう。併せて、コロナ禍の状況確認や、ワクチン接種に関する情報収集もあり、ふだんよりも世間のニュースに敏感になっている……という方も多そうです。

そんな折に飛び込んできた、秋篠宮眞子様の婚約者候補(納采の儀が行われていない現状では「婚約者」ではなく「婚約者候補」)・小室圭さんの文書公表です。テレビメディアでは、ワイドショーだけでなくニュースでも扱われるトピックとなっており、皆さまも自然と目にされている事と思います。

秋篠宮殿下の「(国民の)多くの人が(眞子様、小室さんの結婚に)納得し喜んでくれる状況になることを願う」という趣旨のお言葉を前提とした行動、と思われますが、目的達成とは遠い結果を招いてしまっている様相です。

そこで今回は、様々なシーンで説明が必要とされる際、事態を好転させるような「成功する説明」のポイントを考察し、まとめて参ります。

最も大切なのは「何を求められているか?」という要点を正しくつかむこと

説明を求められるシーンで、最も重要な大前提が「何を求められているか?」という要点の把握です。当たり前の事のようですが、「説明しなければ!」と焦るあまり、この要点がぼやけた状態のまま説明しはじめ、相手の怒りを招く……という失敗例は大変多いです。

ビジネスシーンにありがちな例で考えてみましょう。

<会議室の机と椅子のレイアウトについて上司から説明を求められた例>

上司「なぜこのレイアウトにしたのですか?」

……このように質問を求められた際、まず考えるべきは、1:質問の意図、2:質問者の感情、の2点セットです。失敗する説明の例では、2つのうち、どちらかを見落としているケースが多いのです。

このような単純な質問でも、質問者の意図として、以下のようにさまざまな予測が成り立ちます。

A:過去の例と異なるそのレイアウトが気に入っていて、工夫してそうしたなら誉めようと思っている。(質問者の感情:プラス

B:その日の会議の内容に則したレイアウトになっておらず、その点の工夫の無さを注意しようと思っている。(質問者の感情:マイナス

C:質問者が細やかな教育者タイプで、あえてレイアウトについて質問することを起点に、仕事の手順や心得を説こうとしている。(質問者の感情:フラット

D:質問者が高圧的な性格で、重箱の隅をつつくがごとく、なんでも文句をつけたがっている。(質問者の感情:マイナス

現実のシーンでは、その上司と自分との関係性や性格の把握状況などありますので、なんとなくどういう意味で言われたかわかる、という場合もありますが、
質問を受けた側が、自分の尺度のみで考えてしまうと、求められた説明を返すまでに余計な会話が多くなったり、事態を悪化させるケースがあります。

質問を受けた側が、繊細で人間関係に敏感過ぎるタイプだと、2:質問者の感情を気にするあまり、相手は誉めようとして言ったのに「すみません!勝手なことを……」といきなり謝罪したり、
デジタルで即物的な性格だと、2:質問者の感情に全くフォーカスせず、虫の居所の悪い上司に「いつも通りのレイアウトですが、何か?」と、火に油を注ぐような回答をぶつけ、無益なパワハラまがいのお説教を誘発したり……。

こんなに単純な質問に対する説明でも、1:質問の意図、2:質問者の感情、の2点セットで質問意図をつかまないと、まさかの最悪な展開を招く危険性をはらんでいるのです。

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