コラム ビジネスシーンで使える!上司から説明を求められた時のライフハック3箇条~その2~

秋篠宮眞子様の婚約者候補・小室圭さんの文書公表が話題になっていますね。一国の内親王との結婚を望む青年が、「(国民の)多くの人」が納得し、結婚を祝福したくなるような説明を求められる……という大変な構図を前に、今回は「成功する説明」の秘訣を考察・まとめております。その1では、「成功する説明」に不可欠な、一番の要点に関して考察しました。~その1~はこちら

これを前提として、後編でも、「成功する説明」の極意について、筆者の経験をふまえた独自のハックをまとめて参ります。

簡潔でわかりやすい説明をするには、英文法を参考に

説明は、簡潔でわかりやすい事も重要です。

説明を求められるようなシーンでは、つい「こういうことがあって」「○○のせいで」と、現状にたどりつくまでの自分側の都合から言い連ねたくなってしまいますが、
あまり長いと、単純な答えが知りたいだけで、悪感情なく質問してきた相手をもイラつかせてしまう恐れがあります。

簡潔でわかりやすい答え方を考える時、筆者は英文法を参考にしています。

その1で例に挙げた会議室のレイアウトに関する説明をするとして、たとえば、
「定例会議のスタイルとして、会議机を長方形に並べるスタイルが通例ですが、今回は企画コンペを伴うという性質をかんがみ、前方に発表者の机と、それに対面する視聴者の机を列で配置するスタイルが適していると思い、このような形にしてみました」
という内容を答える、という例で考えてみます。

前述の説明でもそこそこ簡潔ではありますが、英文法を参考に考えると、より簡潔になります。

……と言いつつ、筆者は英語がペラペラでもなんでもないので、英文法の大雑把なスタイル「結論を先に言い、付加説明はその後にくっつける」という順番を参考に並べ替えるだけなのですが。以下のような形です。

「このスタイルが適しているかと、独自判断しました」

これを言う際、その1でもお話した「質問者の感情」をはかる部分を合わせ、
「いけなかったでしょうか?」
など、基本的に謙譲表現=自信満々の判断ではないけれども、工夫してみたつもりなんですぅ、ダメでしたか?……的なニュアンスを表情や声音に乗せ、いったんエクスキューズします。

相手の感情が重要なシーンであれば「いけなかったでしょうか?」を先に、
単純に理由を聞きたそうな雰囲気であれば「このスタイルが適していると独自判断しました」を先に言うという順番で、短い2文を組み合わせるのです。

「定例会議のスタイルの通例」「今回の会議の性質は」などは、短い2文の後、質問者がどんな反応をするか?でくっつければいい、付加的な情報です。

これは極端な例ですが、相手が「待たされる」「一方的に聞かされる」時間を短縮する、会話をキャッチボール型にする、という意味で、
「まず経緯を話してから結論を言う」和文法スタイルより、
「結論を言ってから、必要なら経緯を付加する」英文法スタイルを意識すると、頭の中で短時間に情報を整理しやすいのです。

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