仕事&マネー SNS時代でも必須!きちんとしたビジネスメールの書き方|メールの文章は短すぎると失礼?

Withコロナのテレワーク時代、あらためて存在感を増しているのがメールです。ビジネスメールは、SNSでチャットするわけにはいきません。相手や局面にふさわしいメールの書き方、マナーを今こそ身につけておきたいものです。どんなにチャット時代になっても、それは一生の財産になるはず。『気のきいた短いメールが書ける本』(ダイヤモンド社)著者、中川路亜紀先生からレクチャーしていただきます。

1回目はメールの文章量について。短いほうがいいとはいえ、「短いってどれぐらい? 短すぎると失礼ですか?」「それともちょっと長いくらいのほうが、熱意が伝わっていいですか?」といった質問。悩ましいところです。

中川路亜紀先生。

PROFILE:中川路亜紀 1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業後、出版社勤務を経てコミュニケーション・ファクトリーを設立。ビジネスコミュニケーション関連の著述や講演を行なっている。

1スクロールに収まるぐらいがベスト

用件をきりりと端的に伝える、よそよそしくなく、なれなれしくなく、ほどよい礼儀正しさをもったビジネスメールが書けるようになりたいものです。

たしかにメールは短い方がいいです。相手にも喜ばれます。「何文字まで」という制限はありませんが、短すぎて失礼ということはありません。ただし、それは最低限のあいさつ、用件、お願いの言葉、自分の署名などが過不足なく記されていての話です。

たとえば、はじめに「お世話になっております。」とあいさつし、自分の「所属、名前」を名乗り、用件を説明し、最後に「どうぞよろしくお願いします。」と書けば、チャットのように短くはならないはずです。短くしたいばっかりに、あいさつを抜いたり、肝心な用件が説明不足になってしまっては本末転倒です。

ごく簡単な目安として、パソコンやソフトにもよりますが、スクロールをしないで済む長さに収まればベストだと思います。1スクロールなら苦もなく読めるかと思いますが、何スクロールもする長さだと「あとで読もう」と後回しにされてしまうおそれがありますね。

初めての人へのメールはどうしても長くなる

特に、初めての相手に対しては、ていねいに書く必要があり、どうしても長くなります。どういう経路でその人のメールアドレスを知ったのか、誰からの紹介でメールしているのか、自分の所属や事業内容などを説明する必要があります。

これを短くしようとすると、ていねいさに欠けてしまい、「初めてなのに厚かましい人」と思われてしまうかもしれません。

今は初めての人にアポイントを取るのも、メールが多くなってきました。十数年前までは、初めての人にアポ取りする際は電話でないと失礼という暗黙のルールみたいなものがありましたが、今は「初めてメールを差し上げます」が定着していますね。逆に、初めての人に、いきなり電話するなんて失礼と思う人もいるでしょう。電話かメールか、どちらがふさわしいかは相手によります。業界や職場で定着している方法に従うのがよいと思います。

きちんとしたメールは、あなた自身の印象も良くします。
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