仕事&マネー SNS時代でも必須!きちんとしたビジネスメールの書き方|返信引用は残すほうがいいの?

Withコロナのテレワーク時代、あらためて存在感を増しているのがメールです。ビジネスメールは、SNSでチャットするわけにはいきません。相手や局面にふさわしいメールの書き方、マナーを今こそ身につけておきたいものです。『気のきいた短いメールが書ける本』(ダイヤモンド社)著者、中川路亜紀先生からレクチャーしていただきます。

前回「件名(タイトル)の変え時」とも関係しますが、返信ボタンを押せば、相手のメールアドレスを入れ直すことなく簡単にメールが送れますね。そこに現れるのが、文字色が青や緑になった前の文……。チャットにない「返信引用」の使い方がわからない人が多数発生中……ということで、第3回は返信引用の扱い方、考え方についてうかがいます。

中川路亜紀先生。

PROFILE:1956年神戸市生まれ。早稲田大学第一文学部卒業後、出版社勤務を経てコミュニケーション・ファクトリーを設立。ビジネスコミュニケーション関連の著述や講演を行なっている。

過去のやりとりが一目でわかる返信引用

相手が書いてきた文章をそのまま残して、自分のメールを書く。また、相手の書いてきた文章を引用しながら自分のメールを書く。これを返信引用と言います(相手の文章を引用しながら、その下に自分の文章を書き入れていく方法を「インライン」とも言います)。

返信引用は残すべきか、残さないべきか。残すならどこまで残すべきか、どこで切るべきか?メール文化が始まって以来の、古くて新しい問題です。

メールが登場したころは、パソコンの性能の問題で、一定時間に送信できるデータ容量は今よりずっと少量でした。そのため、メールソフトにもよりますが、返信引用を続けているとデータ量が増えて“重く“なってしまい「迷惑」という時代があったのです。

今は、少なくともパソコンでのやりとりでテキストのデータ量を気にする必要はありません。それでも返信引用は残すべきか、残さないべきかの議論はあります。

「残す派」の主張→過去のやりとりを見直すときに便利。

「残さない派」の主張→ズルズルとメールが長くなるのはよくない。万一、誤送信があったら、第三者に読まれてしまうリスクもあるのだから。

みなさんはどう思われますか?

私は残す派です。過去のやりとりを1本のメールで一読できるのですからとても便利です。たまに返信引用が切られたメールを受け取ることもありますが、過去のやりとりが思い出せないと、受信箱の中から前のメールを検索して探す羽目になり、時間のムダです。

なんとなく「返信引用は切るのがマナー」と思い込んでいる人もいますね。そんなことはありませんので、使ってみてください。

返信引用が上手に使えれば仕事もステップアップ!
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