仕事&マネー SNS時代でも必須!きちんとしたビジネスメールの書き方|返信引用は残すほうがいいの?

返信引用できないなら、よりていねいに書く

セキュリティーなどの問題などで、返信引用が使えない(禁止している)会社や組織もあります。その場合。それなりの配慮が必要です。

相手の受信箱を考え、相手の気持ちになって書くことがメールの基本です。

たとえば、クライアントと打ち合わせの日時や場所をメールでやりとりしたとします。「7月×日15時 ***ホテルのロビー」に決まりました。その前日にリマインドメールを送るとします。その際、返信引用があれば、「明日、よろしくお願いします。」だけで済みます。しかし返信引用がないなら、日時と場所も書いた方が親切です。相手が場所を覚えていない可能性もあるからです。相手の方は、「えっと、○○○○ホテルだっけ、□□□□ホテルだっけ?」と、あなたからの前のメールを探しているからもしれませんよ。

返信引用の注意点

返信引用は過去のやりとりの振り返りができる便利なものですが、切るべきときもあります。

新しい用件になったとき→件名だけ変えて、返信引用はそのままというメールをたまに見かけます。前回の「件名(タイトル)の変え時」でも説明しましたが、新しい用件になったら件名を変えるのがマナー。同時に過去の返信引用は消しましょう。新しい件名にするときは返信ボタンを使わず、新規で作成すればいいのです。

機密事項が含まれる場合→メールのやりとりそのものに十分な注意が必要です。

新しいメンバーが加わったとき→そのメンバーが読むことを想定していなかった内容が含まれる場合は切りましょう。

相手がスマホで読む場合→メールソフトによるかもしれませんが、長い文章は途中で切れてしまうことがあります。

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構成/佐藤恵菜

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