仕事&マネー コロナ禍のご挨拶はどう書けばいい?SNS時代でも必須!きちんとしたビジネスメールの書き方

上手に使ってみたい「追伸」テク

最後に、少々高等なテク、「追伸」についてご説明します。英語では「PS」とか「p.s.」 (post-script)と書きます。

メールの本文で用件をきちんと伝えた上での付け足しです。しかし中には、用件よりももっと伝えたいこと、本当に聞きたいことが書かれている「追伸」もあります。あくまで付け足しですが……と、さりげなさを装いながら、本当に伝えたいことを伝えられる、それが「追伸」のすごいところ。「追伸 ところで、****の件はその後どうなりましたか?」といった具合に。

ただ、これが使えるのも時と場合によります。本当にシリアスな用件でメールしているときに、「追伸 〜〜〜〜〜」は違和感があります。特に、お礼のメールやお詫びのメール、冠婚葬祭に関わるメールは、用件をそれだけにしぼって送りましょう。

以前「1通のメールに、いろんな用件を盛り込まない」とご説明しましたが(記事はコチラ)、重要な用件は1通に1件だけ書き、あれもこれも入れないようにしましょう。用件の重要性、こちらの真剣さを表すうえでも重要です。

チャット全盛時代でも、初めの一通はメール

気のきいた短いメールを書くためには、正しい日本語を身につけることも、もちろん大事です。その上で、相手の受信箱の様子を想像し、どうしたら負担なく読んでもらえるか、忘れずに読んでもらえるかを意識することが大切です。

現代はSNSの時代です。物心ついたころからチャットに親しんできた人もいるでしょう。ビジネスでもMessengerやLINE、Slack、チャットワークなどのアプリでやりとりしている人もたくさんいるでしょう。私もグループ内ではチャットを利用していますが、グループ内のやりとりはメールよりはるかに便利だと思います。

ただし、ビジネスには「初めまして」の段階が必ずあります。チャットできる関係になる前のステージがあり、そこでもっとも有効なアプリは今でもメールです。どの世代にも使えて、どの国にも届く、世界でもっとも汎用性が高いコミュニケーションツールがメールなのです。メールの正しい書き方は今も、そして今後も必要だろうと思います。気のきいた短いメールを書く技術は、きっと一生ものの宝になるでしょう。

『気のきいた短いメールが書ける本』ダイヤモンド社 1300円+税

構成/佐藤恵菜

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