仕事&マネー 結局何が言いたいのか……説明下手な人の特徴3つ

「結局伝えたいことはなんだろう……」
「正直言うと、他の人に説明してほしい」
「時間が経つのが遅すぎる」

仕事上のやり取りで、相手の説明に混乱してしまうことはありませんか?結果として勘違いしたまま仕事を進めることになったり、理解するのに時間がかかってしまったり……。オンライン・オフライン問わず、説明がわかりにくい人はいるものです。

今回は、説明下手な人の特徴を挙げていきます。自分は大丈夫か、チェックしてみてくださいね。

1.「多分」「個人的には」の多用

自分が話していることに自信を持てないとき、後で間違いが判明した場合の逃げ道を作ってしまうことがあります。例えば「多分」や「〜と個人的には思う」の多用。それだけで終わってしまうと、説明を受ける立場の人は不安になってしまいますよね。

もちろん、誰だって、100%自信を持って何かを説明できる状態であるとは限りません。その際は不自然に誤魔化したり、知ったかぶりをすることなく、後で調べてから伝える姿勢を持つことが大切です。また、そもそも内容によっては正解が一つだけでない、人によって異なる場合もあるでしょう。その際は、複数のケースを紹介した上で「こんな例もありますよ」といった表現にします。

2.一貫性がない

最初と最後で言っていることが違う……。その過程も聞いていてよくわからないし、時系列もゴチャゴチャ。説明している本人が、その話の全体イメージを描けていない、要点を理解していない場合に起こることです。矛盾を指摘されると、返答に窮するでしょう。

一つひとつの事柄の説明は間違っていないのです。ただし、全体の中でその事柄がどんな役割を果たしているのか、事柄同士がどんな影響を与え合っているのかを理解していないと、冗長で、一貫性・まとまりのない説明になってしまいます。

3.相手の立場を考えられない

相手の理解のペースを考慮せずに話を進めたり、素人への説明で難解な専門用語を多用したり……。話を一方的に進めて、質問を受け付けない人もいます。相手に対する想像力が働かない人は、説明上手とは言えません。名選手が名監督になるとは限らないという説は、このようなことに関係があるのではないでしょうか。自分自身が理解するのに苦労してきた人ほど、わからない人の立場になれるとも考えられます。

説明上手な人は、相手の疑問を汲み取りながら、話を進められる人です。「説明」とは、ただ「言う」だけではありません。相手に理解してもらうことを目的としていることを忘れないようにしましょう。

加えて、似たようなことを挙げるとすれば、過去のやり取りと紐づいているわけでもなく、何の前触れもない状態で「先日の件で」と話を進める人の例。相手にとっては「一体何の件?」となってしまうことがあります。時間が空いてしまった話を持ち出すときは、何の話をしたいのかを最初に伝えることをおすすめします。

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仕事の効率向上と良好な人間関係の構築を目指せる

ここまで教え下手な人の特徴を紹介してきました。振り返ってドキッとした人もいるのではないでしょうか。相手にわかりやすく説明することは、仕事をする上で必須です。最初は大変だなと思っても、その方が結果的に効率良く仕事を進められたり、良好な人間関係を保てたりするでしょう。まずは普段のコミュニケーションから意識してみてくださいね!

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相手の立場で考える。全てのコミュニケーションの基本です。