仕事&マネー 少し意識するだけで印象アップ!電話対応で好感を残すテクニック

最近の新入社員の中には、物心ついたころからケータイで家電をとることが少なかったため、オフィスでの電話対応が苦手という人もいるとか。オフィスでの電話対応は、会社の印象にそのままつながります。電話を受ける時は3コール以内に取るようにして、明るくハッキリした声で応対したいもの。今回は、電話対応で好感を残すテクニックをご紹介します。

電話を受ける際に気をつけるポイント

電話を受ける時は、最初が肝心です。相手は、相手の声の第一声で印象を決めます。最初にいい印象を与えることで、その後のやり取りも気持ちよくスムーズに行なえます。相手には「はい、〇〇株式会社〇〇部、△△でございます」と、会社名、部署、名前を明るくハッキリと伝えましょう。相手には、名前、社名、部署、用件を必ず聞いておきましょう。

もし聞き取れなかった時は「すみません、今聞き取れなかったのでもう一度お名前教えていただいてもよろしいでしょうか?」と言って確認しましょう。相手の名前や社名、用件を聞き取れないまま、うやむやに電話を切ってしまうのはNGです。また、相手から名前、社名を聞いた時は必ず復唱して確認しましょう。

声が小さい、聞き取りにくいと言われやすい方は、電話を受ける際に笑顔を意識してみて下さい。口角が上がり、自然と声にハリが出るようになります。受話器の向こうの人に笑顔は伝わらなくても、言葉や声から笑顔は伝わります。たとえ電話だとしても、笑顔で話すことを心がけるようにしましょう。

伝言メモは、相手が話した内容をすぐにメモできるように電話機の近くに置いておきましょう。他の人の席など、自分の席ではない場所で電話を取る場合は、いつでも伝言メモが書けるように胸ポケットにペンと用件が書ける程度の大きさの付箋を入れておきましょう。そのまま自分の席に戻った時に、受話器の近くにペタッと貼っておけるので便利です。

電話は3コール以内に取る

電話は、なるべく3コール以内に取りましょう。もし電話に出遅れた時は、「お待たせしました」と最初に一言添えるようにしてください。

ただ、電話機より遠い場所にいる場合は、走って受話器を受けなければなりません。急いで電話機に向かって走った後に受話器を取る時は、思わず「ハアハア」と息切れしてしまうこともあります。その時に電話を取ると「ハアハア……お待たせしました。〇〇株式会社〇〇部、△△でございます……ハアハア」と、話しながら息切れしてしまう可能性も。

急いで電話を取り、息切れするのは決して悪い訳ではないのですが、相手にも気を使わせてしまいやすく、会社のイメージ的にも余裕がない印象を与えてしまう可能背もあります。この場合は、まず一呼吸おいてから「はい、○○会社の○○と申します」や「はい、○○会社で御座います」と伝えましょう。

会社名や名前を伝える時は、相手が聞き取りやすいように落ち着いて話しましょう。会社のイメージを損ねず、そして相手に余計な気を使わせないためにも、電話を受ける前にまず一呼吸して心を落ち着けましょう。

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