仕事&マネー 資料のじょうずなつくり方を教えてください。
提案書をつくることが多いのですが、うまくまとめることができません…。N・Mさん(28歳・PR会社勤務)

A相手にささる、提案書の「文法」を身につけましょう♪

いろいろ書きすぎて、ただの説明書になってしまう・・・。
図形や絵をつかいすぎて、ガチャガチャしちゃう・・・。
けっきょく、ナニが言いたいのか、ナニがしたいのかが伝わらない・・・。

モンダイは資料作りのセンスや能力じゃなくて、相手のココロにささる、「メッセージのまとめ方」のお作法を知ってるかどうか、身につけてるかどうかのなんです。

相手のココロにささる提案書のメッセージをひと言でいうと、

相手に何をして欲しいのか。
相手がそれをすると、どんなイイコトがあるのか。

に尽きます。提案する相手の立場で、提案する相手にとってなにかイイコト(結果)とを示す。そのためには、この製品を買ってほしい、一度試してほしい、この企画を通してほしい…というメッセージです。

「この製品(この企画)はココとココが他社より優れてるから、安いから、ぜひ買ってくださいっ!!!!!!」というメッセージは、売る側、提案する側の都合。どれだけ熱意をこめても相手にとっては「なんで?」となってしまいます。

では、相手のココロにささるメッセージは、どんな風に考えて、どんな風に伝えたらいいのか…ソコには「文法」があるんです。それは、

「ビジョン、理論、具体論」

この順番で、メッセージを整理します。
この順番がとても大事。人のココロを動かす理論に「Why → How → What」という理論があります。具体論(What)から伝えても人のココロにささらない。
意味やビジョン(Why)から伝えて、理論や方法論(How)、具体論(What)の順番で伝えると、人のココロが動かされる…という理論です。提案書もこの理論にそってつくるとココロにささりやすくなります。

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1.ビジョン (Why)

製品を使い続けると、相手にどんな素敵な未来が待っているのかを、まず示します。収益がアガるとかコストが下がるとか、組織のチームワークがよくなるとか…経営的な結果に落としこんで話すとより説得力が増します。あえて「この製品を使うと」とは言わずに「こんな未来が良いと思いませんか?」や「こんな未来を実現したい(すべき)と思います!」と伝えると、相手も前提抜きでフラットに考えられるので効果的です。

2.理論(How)

じゃあその未来はどうやったら実現できるのか…テクノロジー、メソッド、エコノミー…理論を使って説明します。「性能・サイズ・耐久性の3つの観点から話します」とか「ヒト・モノ・カネの観点から考えてみました」とか整理すると、相手が理解しやすいですよね。

3.具体論(What)

その理論から落としこむと…相手の素敵な未来の実現のためには、ウチの製品のこんなトコロがお役にたちます♪と、具体的に話します。具体論は最後なんです。
この製品を使うと、何の数字がどう良くなるのか…時間やお金や品質などの具体的な数字でココで示してあげると、相手も「なるほどね」と言ってくれます♪

提案書ってどうしても「製品を売るため、企画を通すため」につくりがち。
提案するのは「相手の素敵な未来」です。相手の仕事や日常を想像しながら、相手にとって素敵な未来ってなんだろう…って考えること。相手への関心や愛みたいなモノが「相手のココロにささる提案書の文法」の基本です♪

賢人のまとめ

相手のココロにささる提案書をつくるには、文法を知ってるかどうか。 相手の素敵な未来を想像して、ビジョン→理論→具体論の文法にまとめるお作法を身につけましょう♪