仕事&マネー 【ビジネス女子マナーQ&A】社内メールはどこまで丁寧に書くべき?効率アップして失礼にならない書き方

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は野田寿美子さん(仮名・メーカー勤務・28歳)からの質問です。

「日々の業務の中、社内メールのやりとりにかなり時間をとられてしまいます。LINEなどのチャットに慣れているせいもあって、返信の返信……とやっているときには、相手の名前さえ書くのが“ひと手間かかって効率悪い”と思ってしまいます。最低限の失礼がないようにしたいのですが、どこまで端折っていいものなのでしょうか」

社外の方へのメールには最大限の注意を払うべきで、失礼のないことが最低条件です。しかし、社内の関係部署や部内で「マナー」を気にしすぎていると、業務の効率が下がってしまうことも。ただ、たとえ社内であっても、社会人として、そして仕事人としての常識は大切。今回は社内メールの効率を上げるマナーについて鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

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メールは「手紙」。相手の名前は必ず書く

最近では、社内外でのやりとりにLINEを使ったり、ビジネスチャットを取り入れている企業も増えていますが、チャットは「おしゃべり」である一方で、メールは「手紙」です。どちらも使っている場合、同じように捉えてしまいがちですが、メールのほうが丁寧さが求められます。返信のやりとりが続く場合でも、最低限、相手のお名前を本文の文頭に書くと言うのがマナーです。ただし、働き方改革で効率化しやすいのは社内メールのため、名前を書かずにいきなり本文から入る企業もあります。

いずれにせよ部署名を書く必要はありません。また、役職のある相手でも、通常、お名前で「〇〇さん」と呼んでいる方であれば、上司も「さん」づけでかまいません。そして、ディレクターやプロデューサーなどの肩書を略して、「鈴木P」などとしても問題ないでしょう。バカ丁寧に書く必要はありません。宛名の肩書、敬称は最低限でよいのです。

文頭の「お世話になっております」はなくてOK

社内メールは、業務の効率を上げるためのものです。わざわざ相手の部署を訪ねたり、電話をしたりする代わりのものですよね。「いつも大変お世話になっております」といった挨拶文も省略して問題ありません。ただし、なにか枕がないと、本題に入れないですよね。そういったときには「お疲れさまです」のひと言を添える職場もあります。イメージとしては、社内の廊下などですれ違いざまにする挨拶です。ですから、「おはようございます」でもOK。とはいえ、基本的には敬体です。「ちーす」「うーす」などと挨拶をしているからといって、そう書いていいわけではありません。

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