仕事&マネー 仕事が雑と言われてしまう…圧倒的に業務量が多い中、ミスを少なくする方法は?

スケジュールを清書する場所をつくる

そして、締め切りを忘れてしまうという件です。スケジュールはちゃんと記録していますか?相談者さんも、業務を与えられた際に、納期がいつなのかメモは取っていると思います。しかし、それをどこに「記録」するのかが重要です。アプリなり手帳なり、それぞれ仕事用のスケジュール帳をもっていることでしょう。それが複数になると、どこに記録したのか、自分でわからなくなってしまうということが生じます。頭で覚えていて、あとで記録しようと思って忘れてしまったり、書いたメモをなくしてしまうなんてこともあるでしょう。

それを回避するためにも、まず、スケジュールを書くものをひとつに決めること。そして、聞いたその場で必ずそこに書く、という習慣を付けましょう。その場にスケジュール帳を持っていなければ、自分にメール送信しておいて、メールの返事を書く業務のときに処理するなど、自分がいちばんやりやすい方法で対策を考えましょう。とにかく、「一元化して俯瞰できる、スケジュールを清書する場所」を確定することが大切です。そして、チームで共有、管理できるようにしておくと、なおいいでしょう。ただ共有するだけでは変更がどんどんかかってしまって、わからなくなってしまいますね。何曜日の何時までに現状のスケジュールを必ず入力する、確定・変更あり、などのマークや色分けを義務づけるなど、更新のルールをつくってしっかり管理していきましょう。

業務が多すぎて雑になってしまうというのは、ひとりの責任ではありません。もちろん、自分でできることはすべきですが、チーム全体でミスを減らしていくという姿勢をもてるよう、よいコミュニケーション関係をつくってみてください。

自分に負担なく、サクサクとミスを減らしていこう。

賢人のまとめ

入力ミスについては、単語登録とテンプレートを活用してみてください。必ずチェックする習慣も身につけましょう。また、スケジュールは一元化して管理を。ミスを減らすために自分でできること、チームで協力できることを精査して実行してみてください。

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賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

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