仕事&マネー コロナ禍で世情がコロコロ変わる中、ビジネスメールの冒頭や文末の挨拶は何が正解?

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は土井田みきさん(仮名・メーカー勤務・28歳)からの質問です。

「緊急事態宣言が解除され、6月1日からうちの会社も出社が基本となりました。とはいえ、順次ということなり、社内でも誰がどのように働いているのかが把握しきれていません。社外の人はなおさらで、コロナ前に比べると、締め切りなどのバッファも広めにとっていて、業務の進みが遅く感じています。それは仕方がないと思っていますが、困るのはメールのやりとりです。相手の状況がわからないだけに、急かしてもいけないし、とはいえのんびりしすぎても仕事になりません。どのように書けばよいでしょうか」

感染者が少なくなってきて、緊急事態宣言も解除され、ひとつの区切りがついたかに思われたコロナ禍。ですが、第2波の警戒が広がり、仕事だけに集中できないという社会になっています。しかしながら、働いている限り、業務は進めなければいけません。ビジネスのやりとりのベースにもなっているメールにも、新しいマナーが必要です。冒頭の挨拶文や文末の締めには、どのような言葉が適切なのでしょうか。鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

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文頭は通常通りでOK

ビジネスにメールが使われるようになって以降、「ビジネスメールは手紙と同様の扱いであるから、慇懃なマナーがあってしかるべき」という初期から、「ていねいでありつつも、簡潔にわかりやすく」という中期を経て、働き方改革の後押しもあって「できるだけ時間をかけずにシンプルに」という流れができています。件名は本文の具体的な内容がひと目でわかるように、本文は箇条書きやインラインを用いて、過去のメールを掘り返さずとも、そのメールだけ読めば解決できるように作成するといった、効率に特化したメール作成は、コロナ禍でも基本です。

冒頭の挨拶文も、すぐに本題に入ったほうがビジネスメールとしての機能を果たしますので、社外には「お世話になっております」、社内では「お疲れ様でございます」「おはようございます」といった、いつも通りのもので問題ないでしょう。

相手からの問い合わせや、自分が出したメールの返信にさらに連絡事項をメールする場合には、いつもの「ご連絡ありがとうございます」といった、感謝の言葉に加え、「おかわりありませんか?」といった相手の状況を気遣う言葉を添えられるといいですね。

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