仕事&マネー キャリアをアップさせる整理力の鍛え方 【その4】捨てられない書類を捨てる簡単3ステップ

おデスク

A子「こんにちは。鈴木真理子先生による堅実女子に送る女子マナー講座。9月はサポートワーカーが簡単にキャリアアップを目指せる整理力の鍛え方についてご紹介しています」
B美「今週はいちばんやっかいな書類の整理の方法です」
A子「いつか使うかもしれないし、と思うと処分の仕分けが難しいんですよね……」
B美「そんなA子先輩でもサクサク整理できる方法を教えてもらいましょ」
A子「それでは今週もよろしくお願いします!」

………………………………………………………………………………………………………………………………

ふたりのプロフィール
A子 商社勤務 35歳 O型 彼氏いない歴2年 整理力スキル【★★★☆☆】
B美 商社勤務 29歳 AB型 社内恋愛中 整理力スキル【★★★☆☆】
………………………………………………………………………………………………………………………………

膨大な書類の仕分けはたったの3ステップ

 

IT化が進み、プリントアウトせずにパソコン画面上で情報を得、膨大なデータをインターネット上で保存できる現代ですが、実は、このせいで、さらに紙の書類が増えたともいわれています。
画面の文書より紙のほうが見やすい、アナログで保存しておけば情報をハッキングされることがない、といった理由から重要な文書ほど印刷して手元に保管する人が多いのです。皆さんの中にも、なんでも印刷してとっておく人がいませんか?

書類の整理と聞くと、ファイリングすればいいと考える人がいます。でも、大切なのは何をファイリングすべきかということ。紙の書類の一番の問題はかさばることです。すべての書類をプリントアウトして保管していたら引き出しから溢れてしまいます。

3つのステップで仕分けしていきましょう。

1 会社の文書管理規定を知る

「書類管理規定」とは、会社の文書管理に関する決め事です。まずこれを確認。もしわからなければ、上司、あるいは総務部などに問い合わせてみましょう。
会社には勝手に処分してはいけない書類があります。一定期間保存しなければいけないものには、商法10年、税法7年といったきまりがあるものも。コンプライアンスの観点からも、書類管理規定は絶対に守るべきものです。
裏を返せば、それ以外の書類はあなたがパソコンで作ったり、人から渡されたものです。基準がないものは、大半は捨てるか取っておくかは自分で決めてかまいません。

▲▲▲次のページで紙の書類の捨て方ルールをご紹介!

1 2 3