仕事&マネー デキる女性と思わせる異動・退職挨拶メールの書き方

異動

A子「10月……。今年もあと2か月なんて怖いわー。この前お正月だと思ったのに」
B美「そうですねー。年を取るごとに1年が短くなるっていいますもんねー」
A子「……。そういえば、営業部のMちゃん、転職だってね。メール来た」
B美「そうそう、私にも届きました。しかも2通。1通目に後任の担当者を入れ忘れちゃって、お詫び再送。あれってちょっと恥ずかしいですよね」
A子「最後は華麗に行きたいものよねー。秋は社内異動もあるし、挨拶メールのテンプレートをネットで検索している人も多いかと。ということで、今回は、“このコ、やっぱり優秀!”と思われる異動・退社の挨拶メールの書き方について鈴木先生に教えていただきます」
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ふたりのプロフィール

A子 商社勤務 35歳 O型 社内異動歴 3回
B美 商社勤務 29歳 AB型 社内異動歴 1回

 

挨拶メールには感謝の言葉を入れる

自分や自社の状況が変わったときに書くビジネス文書を「挨拶メール」といいます。つまり、事実や変化を知らせるものですがそれだけでは、不十分。挨拶メールの本当の目的は、その先にあります。それは今後もお互いがよりよい関係性を保つ、ということ。ですから、忘れてならないのが感謝の言葉です。まず、「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れずに入れましょう。

同じテンプレで一斉送信、はNG

異動や退職の挨拶をするとき、1通のメールを書き、BCCでお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かにこの方法は1回で済むので効率的かもしれません。

でも、挨拶文書は、とくに礼儀が重んじられるものです。本来なら直接足を運ぶべきところを文書やメールで済ませるのですから、ひとり一人の文面を変えるくらいの手間をかけて、礼儀を尽くすべきなのです。いちいち全文を変える必要はありません。相手との思い出をひと言添えるだけでいいのです。

ビジネス文書ですから、思い入れたっぷりの情緒的な文章ではなく、その方への感謝の気持ちがストレートに伝わるエピソードを書きましょう。

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