仕事&マネー テレワークでの指示出しが難しい……。やる気をもって仕事に取り組んでもらう方法は?

基本の指示の出し方とは?

指示出しの基本は「新5W1H」です。

まず、Who「誰が」。「○○さん」と相手の名前を呼んで、「あなたに任せる」とハッキリ伝えます。

そして、What「何を」。何をするのか、明確に伝えます。このとき、「できるところまででいいんだけど……」と遠慮したり、曖昧に話すと、相手は混乱するので注意してください。 「何を」とセットで伝えてほしいのが、「どこまで」です。何をもって完成とするのか、どんなゴールのイメージなのかを共有すると、部下は迷わず仕事に取り掛かることができます。

もっとも重要となるのが、Why「なぜ、なんのために」です。 「コピーして」「入力して」だけでは、相手はやる気をなくします。 どんな仕事であれ目的がありますよね。たとえ仕事の一部分を頼んだとしても、目的や全体像を伝え、次工程があることを意識させるのがポイントです。
・仕事の目的
・重要度
・指名する理由

この3つをしっかりと伝えましょう。

When「いつまでに」も忘れてはいけません。期限は、相手の力量を鑑みて、ムリのないように設定します。そのためには、全体のスケジュールを把握し、早め早めに段取りを組むことをお忘れなく。ギリギリになって「至急」と指示するようでは失格です。

伝え方としては、日付や時間など、数字にすることがポイントです。 人によって解釈が違う可能性があるので、 「できるだけ早く」「今日中」「来週いっぱい」など曖昧な言葉を使うのはよろしくありません。納期遅延が頻出する可能性が高まります。

もちろん、How「どのように」も必要です。部下の経験やスキルによってアレンジしつつ、 仕事のプロセスを伝えます。経験者なら細かな説明を省いて問題ないこともあるでしょう。ベテランが相手なら「自分で考えて」と一任すれば考える力がつきますし、相手は達成感を味わうことができます。一方、新人なら事細かにやり方を教えないと不親切です。中途経過も観察しつつ、ゴールに導いてください。

後輩たちにとっての「嫌な上司や先輩」、それは、「自分で言ったことをすぐ忘れる」「指示がコロコロ変わる」人です。そんなことにならないよう、記憶より記録を重視しましょう。

テレワークでの指示出しのポイントは?

テレワークの場合は、上記の6つに加えて、さらなるフォローが必要です。

対面で指示を出して、相手の仕事ぶりが見られれば進捗具合がわかるし、相手がどこでつまずいているかも一目瞭然ですよね。しかし、テレワークだとわからないまま時間が経過してしまいます。事前に「質問があったらすぐに聞いてね」と言っておいても、遠慮してしまって質問してこなかったりすることも。 自己判断で間違ったことをしてしまうと、上司の管理不行き届き、ひいては会社の責任問題に発展するリスクもあります。

また、いざ質問されたとしても「前にも教えたでしょ」とイライラしながら叱ってしまっては、相手が怖がってしまします。

そのため、仕事の全体像や目的を伝える、なぜ相手を指名したかを伝える、仕事の出来栄えを確認し「ありがとう」「助かりました」と感謝を伝え、〇〇が良くできていますね、などと具体的に褒めるのもお忘れなく。

もうひとつ、テレワークでは放置することも問題。とくに新入社員や若手社員は「“自分で考えて仕事をして ” とだけ言われても、そもそも何をどうやっていいのかわからない」という悩みを抱えがちです。相手の1日のスケジュールを確認し、午前中は〇〇をやりましょうなどと、段取りから一緒に考えていってみてください。

また、「雑用ばかり振ってくると思われているでは」と思っているのなら、相談者さんが携わっている仕事の中で、例えば資料などを共有し、客観的な視点で感想を言ってもらうだとか、改良してもらうだとか、そういった関りをしてもらうのはどうでしょうか。庶務的なこと以外の仕事も織り込むことで、「指示出しへの納得度」も高まると思いますよ。

賢人のまとめ

テレワークには、相手の進捗や、どこでつまずいているかがわかりにくいというウィークポイントがあります。基本の支持出しの仕方に、フォローを加える必要があります。放置せず、メールでも、ビジネスチャットでも、WEBミーティングツールでも、使えるものはどんどん使って、コミュニケーションに厚みを出していってください。

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賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

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