仕事&マネー 自分で調べない人のせいで時間が奪われる…どうしたらいい?

働く女性のためのビジネスで役立つマナー。今週は山口奈々さん(仮名・IT関連会社勤務・33歳)からの質問です。

「リモートワークでビジネスチャットのやりとりが増えているんですが、これが本当にめんどくさいです。

例えば、指示のあった作業をスプレッドシートに済ませているのに、それを自分で確認せずに“スプレッドシートに記入していただけたでしょうか? ” と聞いてきたり。それって自分で見に行けばわかることですし、完了したあとにビジネスチャットで、私はちゃんと終了報告もいれているんです。なぜ、わざわざ質問してきてこっちの手間を増やすのかわかりません。しかたがないので、過去の報告をコピペして、 “ こちらでも報告しましたが、完了済です ” って返信しているんですが、二度手間です。本当に時間のムダだと思ってしまいます。このような関係を改善するにはどうしたらいいでしょうか」

「自分で調べない人」のせいで仕事が増える、ということにもやもやを抱えている人は少なくないようです。相談者さんのように、やんわりと指摘しても、「あ、そう」で済ませる人もいて、そうなると、もやもやからイライラへ……。自分で調べない人には、どう対応したらいいのでしょうか。鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

「すぐに対処しない」というのが鉄則

急な問い合わせや依頼など、突発的に生じる業務を「割り込み仕事」と言います。「自分で調べない人」の対応も、割り込み仕事のひとつといえるでしょう。

取引先のお客さまのトラブル対応やクレーム処理であれば、どのように通常業務と折り合いをつけて素早く処理して効率を計るか、といったことを考える必要があります。しかし、今回のようなケースでは、「すぐに対処しない」というのが得策だと思います。

「調べる」というのは、もっとも時間がとられる作業のひとつです。それをやらずに、ポンっと質問を投げて答えをもらう。これは、聞かれた方は悔しいですが、聞くほうにとっては、自分の時間をもっとも有効に使っているといえます。つまり、本人はそれがベストだと思っているはずなので、相談者さんが「調べて」と頼んだところで、改めるとは考えにくいです。

仕事ができる人ほど、目の前の、すぐにさばける仕事は溜め込まない、というスタンスを取りがち。ですが「自分で調べない人」については、レスポンスを早くする必要はないと思います。むしろ、「聞いたほうが早い」と思って、どんどん負荷をかけてくる可能性だってありますよ。

1 2