働く女性のお悩み相談。今週は今井洋子さん（仮名・メーカー勤務・34歳）からの質問です。
「営業の仕事をしています。来訪してくださった方や、たまたま会って会話した相手にも、都度、メールやチャットツールなどでお礼をいれるべきなのでしょうか。今はしているのですが、正直、それで新規のお客さまが増えたことはありませんし、営業的には意味がないのかなとも思い、時間だけが取られている気がしてしまいます」
仕事には欠かせない「お礼」のメール。数が多くなると省いてしまいたくなりますが、相手に失礼と思われてチャンスを逃してもいけません。ビジネスマナーとして、必要なタイミングとは？ 鈴木真理子さんに伺ってみましょう。
過剰サービス、過剰品質は避けるべき。
仕事の効率化を考える中で、過剰サービス、過剰品質は避けるべきことです。過剰サービス、過剰品質とは、市場において、コストに見合っていないと判断されるもののこと。それによって、生産性が下がったり、人材が足りなくなったり、仕事が増えたりといった弊害が生まれてしまいます。
今回のケースでは、相談者さんがご自身で「意味がない」と考えています。また、実際に営業成績に繋がっていない。つまり、受け取る側にとっても不要ということなのです。それは過剰サービスといえるでしょう。ですから、「必要ない」というのが、今回の答えです。
ビジネスでは、基本的にお礼だけのメールはいらない
常に感謝の心を忘れないというのは、人間関係を構築する上で大切なことです。しかし、ビジネスマナーとして覚えておいてほしいのは、「お礼だけのメールは必要ない」ということです。
例えば、ミーティングなどを行ったお客さまには、議事録を送る必要があったり、その場で決まらなかったことについて、どのように進行させるかの報告もするケースがありますよね。その際には、「お時間を割いていただいてありがとうございました」という一文から、本題に入ります。
しかし、そのミーティングで、追加の報告や依頼がなく、「お打合せをありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします」という内容だけになるなら必要ありません。先方にも、返信の手間を取らせてしまいます。
お礼はコミュニケーションのひとつ、仕事をする上で相手への心遣いも不可欠ですが、迷惑だと思われてしまえば本末転倒です。自分の効率のためにも、相手のためにも、「過剰になっていないか」ということを常に意識してみてください。
