仕事&マネー 「しなくていい」「もういいです」業務の中断・停止を相手にどう伝えればいい?

働く女性のお悩み相談。今週は神崎信子さん(仮名・IT関連会社勤務・34歳)からの質問です。

「社外の業務を委託している人に相談ごとがあり、ブレスト会議を申し込んだんです。そしたら“事前に質問一覧が欲しい”と言われてしまいました。私は、会議の場で話し合いができたらと思ったのですが、それは受け付けてもらえないのだと思って諦めることにし、正直に“質問が整理できなかったので、リスケしてください”とメールで伝えました。

そうしたら、1週間後に“いつになるんでしょう?リスケと言われたのでスケジュール出しを待っていたのですが”と怒りの連絡がきたのです。私は、断ったつもりだったのですが…。仕事相手に、一度お願いしたことを引き上げる際、どのように伝えるのがよいのでしょうか」

一度申し出た依頼を中断、あるいは停止してもらう場合、「言いにくい」ということもあって、ついあいまいな言い方になってしまうことも。そして、それがトラブルを引き起こすことも少なくありません。しかし、失礼があってはさらに状況を悪くしてしまいます。このような場合、どう対応したらいいのでしょうか。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

「断るメール」ってむずかしい…

謝るところは謝り、穏便に済ませるのが賢いやり方

ブレストとは、その場で意見を出し合うことですが、相手の人は、自分なりの仕事のやり方があるようですね。相談者さんからすれば不満が残りますが、「ああ言えばこう言う」になっても時間がかかりますし、気持ちも穏やかにいられませんから、ここは穏便に済ませるのが賢いやり方だと思います。

終わったことを後悔しても始まりませんが、問題なのは「リスケしてください」のひと言でした。リスケは日程の再調整のことですが、相手は断られたとは微塵も感じていません。

質問の一覧が来るのを待ち、スケジュールは再度調整するものと思っていたのに、相談者さんは、相手との仕事そのものを断るつもりだった--。ここは、相談者さんの言い方に問題があるのは確かなので、謝るところは謝りましょう。

中断・停止を申し出るときのメール「例文」

例えば、次にようにメールで書くのはいかがですか?

先日は、お伝えの仕方が悪く、申し訳ございませんでした。

質問を考えておりましたが、これ以上お待たせしては、〇〇様にご迷惑をかけてしまいます。社内で協議しましたところ、残念ながら今回はご依頼を取り下げさせていただくことになりました。
当方からお願いしておきながら、このような結果となり、心よりお詫び申し上げます。

〇〇様には、お忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、ご了承のほど、なにとぞよろしくお願い申し上げます。


ポイントは、ふたつあります。

ひとつめは、きちんと断ることです。「ご依頼を取り下げる」「仕事をキャンセルする」などの言葉を使い、ハッキリと伝えてください。言いにくいからと、あいまいにしてはいけません。

「またの機会に」と、社交辞令で今後を示唆するフレーズを添えることもありますが、相手は本気にして待つ可能性があります。誤解が生じる恐れがあれば、書き添えないのが賢明です。書いたことによって、相手の感情を逆なでする可能性もあります。

ふたつめは、自分の判断で頼んだり断ったりしないことです。メール文に、「社内で協議した結果」や「会社の方針(決定)」、「上司の意向」などと書き、あなたは一担当者として指示を受けて相手と連絡を取り合っていることを伝えましょう。

例えば、メールのCCに上司のアドレスを入れ、本文の宛名に「CC 弊社部長 山田」と書くと、相手も上席の存在を意識します。

それでも「納得がいかない」と返信が来たら、上司に対応をお願いすることもできます。そのためにも、都度、上司に報・連・相してくださいね。

【お知らせ】ニュースアプリ「SmartNews」に「Suits womanチャンネル」が登場!記事をサクサク読めます

賢人のまとめ

断るときのポイントは、ずばり「きちんと断る」ことです。「ご依頼を取り下げる」「仕事をキャンセルする」などの言葉を使い、ハッキリと伝えてください。また、自分の判断で頼んだり断ったりしないことも大切です。自分は一担当者として指示を受けて相手と連絡を取り合っていることを伝えます。それでも「納得がいかない」と返信が来たら、上司に対応をお願いすることもできます。そのためにも、都度、上司に報・連・相してくださいね。

賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

(株)ヴィタミンMサイトhttp://www.vitaminm.jp/