仕事&マネー 【GW】連休はざまに出社したら…。トラブル回避のビジネスマナー

GW

連休はざまの出社作業は「できることを粛々と」を心がけて。

ゴールデンウィークの前半ともいえる週末が終わり、2日月曜日の通常勤務を終え、3連休初日の朝が来ましたね。楽しい予定がある一方で、「6日に有給休暇を取得して6連休する人のフォロー業務のことを考えると今からうんざり……」という人という方も多いのでは。

今回は、「連休のはざま、担当者不在のときの対応法」について紹介したいと思います。

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勝手な判断で動かない

社外の方から担当者への至急の依頼があったり、クレームが入ってしまったり。どんなに引き継ぎなどの準備をしていても、有給休暇中の人でないとわからない、という事案が突発的に発生することがあります。そんなときこそ冷静に。同じ部署の人間として、お休み中のメンバーのフォローをするという気持ちが大切ですが、事前にきちんと把握していない件に対して、自己判断で対応してしまうと大きなミスになる場合も。まずは「大変申し訳ありませんが、○○は本日お休みをいただいております。9日の月曜日に改めてご連絡いただけますでしょうか」と先方に伝えるのが基本です。

 

安請け合いはしない

先方から「6日中に返事をもらうはずだった」「とにかく連絡がとりたい」など至急を求められた場合にも、その場で安請け合いはしないこと。相手のペースに巻き込まれ、「すぐに連絡をとってみます」「こちらで対応いたします」といった話をしてしまうと、解決できないときに大問題になってしまいます。
有給休暇中の人から緊急連絡先を聞いている場合でも、ひとまず「1時間以内に折り返させていただきます」など、リミットを告げてひとまず電話をおきましょう。有給休暇中の人に連絡をするのはその後です。つながった場合は事情を説明、つながらなかった場合は「○○社の××さんから△△の件で急ぎの問い合わせがありました」とメッセージを残しましょう。その場合、社外の方には「つながらなかったが、折り返し弊社に連絡をするようにメッセージを残した」とご連絡します。

急いでいるのは社外の方だけかもしれません。6日中に返事をもらうはずだったというのも、あなたの預かり知らぬところです。首を突っ込みすぎないことがポイントです。

 

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