仕事&マネー 【女子マナーQ&A】オフィスで電話を取らない後輩を注意するときのアラサー超えのマナーは?

今回の相談は、不動産会社勤務の田辺順子さん(仮名・32歳)から。

「デスクワークをしているときに電話がかかってきても、絶対に取らない後輩がいます。電話は新人が取るのが常識だと思うんです。どう言ってやればいいでしょうか」

 

鈴木真理子先生に伺ってみましょう。

 

電話は3コール以内に出るのが基本のビジネスマナー

これまで、ビジネスにおいて、かかってきた電話には「すぐに出る」のがマナーとされてきました。相手を待たせることは、相手の時間を奪うことになるからです。「オフィスにかかってきた電話には、3コール以内に出る」ということを、新人研修で習った人も多いのではないしょうか。別の作業中で4コール以上鳴らしてしまった場合、「お待たせいたしました」というひと言を添えるのが、基本のビジネスマナーです。

ただし、近年はすこし様子が変わってきています。会社から個別に電話が支給される人が増え、打ち合わせや商談中にも直接電話がかかってくる場合がありますよね。

ビジネスでは、目の前の相手が最優先です。電話が鳴ったからといって、そちらを受けてしまうのは、逆にビジネスマナーとしてよろしくありません。

そういう場合は、出なくても問題はありませんが、鳴りっぱなしというのは、目の前の相手にも、電話をかけてきている相手にも失礼になります。電話に出られない状況の場合には、予め留守番電話サービスに切り替えておく必要はあるでしょう。

では、たとえば、急ぎのデスクワークを依頼されて、パソコン作業に集中しているときなどは、誰が電話にでるべきでしょうか。

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