仕事&マネー 【ビジネスマナーQ&A】リスケ、ドタキャン時こそ中堅社員・アラサーの腕の見せ所。正しいアポイントのマナーおさらい

決定権のある人の予定は事前に確保しておく

一番困るのが、決定権を持っている人のスケジュールが、お客様の提示した日程のどれにも合わない、という場合。そのリスクを回避するためには、最初のメールにひとこと添えるのがよいでしょう。「2~3の候補日を挙げていただければ幸いです」のあとに、「弊社○○(名前)が、×日から×日まで出張で不在にしております。〇〇もぜひうかがわせていただきたく、まことに恐縮ですが、これらの日を外した日程でお願いできますでしょうか」と、NGの具体的な日程を提示しておきます。

 

当日キャンセルは電話で謝罪

あってはならないことですが、取り付けたアポイントを、どうしても当日にキャンセルをしなければいけない事態が起こることも。そういう場合は、お伺いできないとわかった時点で先方にお伝えします。メールではなく、電話で。責任者と直接話す、というのがマナーです。

なお、その電話で伝えなければいけないことは4つあります

 

1 やむを得ずのキャンセルであること

2 心からのお詫び

3 理由(急病、不慮の事故、不幸など)

4 リスケのお願い

 

電話をしたとき、相手が不在だった場合は、出てくれた方にメモを残してもらうようにお願いしたうえで、メールを送ります。冒頭に「お電話さしあげたところ、ご不在でらしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします」という一文、末尾に「改めてお電話いたします」という一文を添えましょう。そして、少なくとも、アポイント時間の前には、相手の方と直接電話で話すよう、つながるまでかけ直すのがマナーです。

賢人のまとめ

仕事をいただく側のリスケは基本NG。万が一の当日のキャンセルは、メールではなく直接電話でお詫びをしてリスケすること。

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賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

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