仕事&マネー 【ビジネス女子マナーQ&A】初めて部署の忘年会幹事をすることに。そつなくこなすコツは?

今回のビジネス女子マナーは、IT関連会社勤務の浦安えりさん(仮名・24歳)からの相談です。

「初めて部内の忘年会の幹事を言い渡されました。12月も中盤に差しかかろうっていうこのタイミングで、ウソでしょーという気持ちです。上司には、“無理なら新年会でもいいよ”と言われていますが、先輩たちは忘年会をやりたいみたいです。

とりあえず日程の決め方やお店の選び方、席順や当日の準備など、忘年会仕切りのためにやるべきこと、注意点を教えてください」

相談者さんがおっしゃる通り、忘年会をするなら、急いで予約などをしないといけない時期ですよね。さて、何から手をつけたらいいんでしょうか」

さっそく、鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

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日程はキーパーソンの都合を優先する

12月に入り、すでに「毎日が忘年会」という方も多くなってきています。部署の方が何人いらっしゃるか、規模にもよると思いますが、10人以上となると、なかなか全員揃う日時を設定するのは難しいでしょう。

この場合、まず、役職者、要人、キーパーソンの都合を優先します。

役職者というのは、部署の係長や課長や部長のこと。要人、キーパーソンというのは、その忘年会に欠かせない方です。これは立場は様々で、今年仕事で活躍され忘年会の話題に欠かせない人や、ムードメーカーになってくれる方、当日にあなたの手伝いやフォローをしてくれる方も当てはまります。

まずは役職者の方に都合を伺い、候補日を出していただきましょう。そこに、要人、キーパーソンの方の予定をすり合わせます。

それをふまえた候補日が複数あれば、部下全員の都合を聞き、参加できる人が最も多い日に設定しましょう。

「LINEスケジュール」や「調整さん」など、日程調整アプリなどが使える場合には、それを使うと便利ですね。オンライン上にスプレッドシートが作れるgoogleスプレッドシートに日程表を作って、おのおのに〇や△、×をつけてもらうのもいいでしょう。

LINEを社用に使っていない、業務用メールアドレスでフリーソフトを利用できないという場合には、出席可否シートを1枚つくって、回覧でまわしましょう。全員のスケジュールを調整する場合、意外にも1枚で可視化できる、アナログが便利なのです。

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