仕事&マネー 【ビジネス女子マナーQ&A】異動になった!報告はメールでOK?誰に何を伝える?人事異動のメールのマナー

今回のビジネス女子マナーは、糸田順李さん(仮名・28歳)からの質問です。

「急ぎの質問です。7月の人事異動で他部署に異動することになってしまいました。社外の方にご連絡する際、直接お伝えしたほうがいい方と、メールでOKの方はどのように振り分ければいいのですか?また、正しい書き方やマナーについても教えてください。どうぞよろしくお願いいたします

7月に人事異動がある会社は少なくありません。誰がどこに配属が変わるか……も気になるところですが、自分に内示があると、それこそ引き継ぎなどドタバタします。過不足なく行ないたいところ。文例などもあると便利ですよね。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

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異動報告と挨拶は基本的にメールでOK

異動になった場合の連絡は、特別なお世話になっている方を覗いて、メールで済ませても問題ありません。異動報告が必要な相手は、あなたが担当している取引先やお客様、現在所属している部署のメンバー、そして異動先の上司です。部署のメンバーや異動先の上司には、口頭でお伝えしたほうが好まれます。ここでは、社外の方に宛てる印象のいいメールについて、ご紹介しましょう。

取引先やお客様など社外の方に宛てる異動報告メール

件名:異動のご挨拶

株式会社□□
○○様

いつもお世話になっております。
△△社 ●●でございます。

私事ですが、7月12日付で××××へ転属することになりました。

******************

7月12日以降は、後任の□□が担当させていただきます。
□□は(若手ながら)多くのお客様から信頼を寄せられております。
本人もやる気になっておりますので、可愛がってくだされば幸いです。
情報共有のため、勝手ながら本メールのCCに□□を入れさせていただきました。

大切な○○様にご迷惑のかからないよう、
万全の引き続きをいたしますので、どうかご安心ください。

本来であれば伺うべきところ、メールにてご挨拶申しあげます。
今後とも末永くおつきあいくださいますよう、よろしくお願いいたします。

△△株式会社
●●●
TEL:03-XXXX-XXXX

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ビジネスメールとしての基本ポイントは3つあります。

まずは、件名に「異動のご挨拶」と何のメールなのかすぐにわかるようにすること
次に、本文で冒頭にて、いつから異動になるのかを入れること。これは、以降の業務を滞りなく行なうために必要な項目です。
そして、後任は誰なのかと連絡先をCCで入れるということ。これは、さっそく引き継ぎを始めるために必要です。

好感度を持たれるポイントとしては、メール文例内の「******************」の部分に、相手との思い出と感謝の気持ちを2行ほど添えるということです。また、後任の方のインフォメーションも添えると、先方も不安がなくなります。

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