仕事&マネー 【ビジネス女子マナーQ&A】災害・被災に遭った方への業務連絡はどうしたらいい?仕事関係者が自然災害に遭ったときのメールのマナー

物資を送るなどのサポートを申し入れる場合のタイミングは?

もし、物資を送るなどのサポートをしたいと考えているならば、連絡を入れる際、都度都度「お困りのことがありましたら遠慮なくおっしゃってください」などと申し出るとよいでしょう。1回目に連絡を受けたときには必要なかったけれど、今はサポートしてほしいという場合もあります。また、物資を送るとしても、「たぶんこれが足りないだろう」などと勝手に推測して送る前に、相手に率直に尋ねるのがおすすめです。というのは、大きな災害があった場合には、道路が寸断されて陸路での搬送が難しい状況も考えられるためです。また、国などの支援で足りているものが一部あるかもしれません。気持ちは言葉にしないと伝わりません。ぜひ勇気をもって聞いてみましょう。

相手から「被災したため業務ができない」などの連絡がきた場合の返信のマナーは

進行中の業務に関わる人から、被災の連絡があった場合には、定番の「いつもお世話になっております。」の代わりに、まず、「このたびは台風(地震)の被害に遭われ、心よりお見舞い申し上げます。」とのお見舞いを書きます。そして、「貴社の皆様、ならびにご家族の皆様の無事をお祈りしておりますが、状況はいかがでしょうか」と無事を確認する言葉を続けます。つぎに、「微力ながら私どもでお役に立てることがありましたら、遠慮なくおっしゃってください」と、協力できることがないかを申し出ます。その上で、以下のような返信を書きましょう。

「現在停電で、作業ができずにいらっしゃるとのこと。
大変な状況のなかご連絡くださり恐れ入ります。
お仕事のことはどうかお気になさいませんように。
皆様のご無事と、一日も早く普段の生活に戻られることを願っています」

自分から相手に連絡する場合と同様、相手の状況を気遣い、仕事のことで心を煩わせないという気持ちが大切です。

震災で被害に遭われたビジネス関係者にはどのように接すればいい?

「震災の被害はいかがでしたか」と尋ねて、「大変だったでしょう」などと相手の立場になって話を聞くことがせめてものできることではないでしょうか。

「ご無事で何よりでした」と一緒に喜んだり、逆に悲しい知らせがあったときは一緒に悲しんだり。仕事を抜きにして、人として相手を大切に想い、接することが大切ではないかと思います。

東日本大震災のとき、数日後に大阪にある知人の会社の方からメールが届きました。特に親しくお付き合いしているわけではありませんでしたが、そのメールには、「私どもでお手伝いできることがあれば、何なりとご連絡ください。お互い様ですので遠慮は無用です。」と書かれてありました。そのときの嬉しさは今も忘れません。されて嬉しかったことを、今度は自分が真似できるように……と考えていけば、相手とどう接すればいいかがわかるはずです。

被害にあった皆さまに心よりお見舞い申し上げますとともに、一日も早い復興を心から願います。

 

賢人のまとめ

仕事関係者が自然災害に遭ったときには、相手の状況を考え、こちらからは連絡しないのがよいでしょう。連絡できる状況になれば、必ず連絡が入るはずです。火急の場合にも、「仕事のことはお気になさらずに」と書けるように、対応策、解決策をもったうえで連絡しましょう。大きな災害が起これば、たとえ命が無事だったとしても、災害が収まったあともすぐに元通りの生活に戻れるわけではありません。「お互い様」という気持ちをもち、いつも以上にフォローにまわるということが、一番のマナーです。

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賢人プロフィール

女子マナーの賢人鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

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