堅実女子ニュース&まとめ 仕事が早い人の特徴って?すぐに実践しやすい習慣や考え方を紹介

あまりにも仕事が遅いと残業が増え、プライベートな時間が削られることがあります。仕事を早く終わらせるコツが分かっていれば、改善することは難しくありません。仕事が早い人の特徴や、すぐに実践できる方法を見ていきましょう。

仕事が早い人の魅力とは?

(出典) pexels.com

早く仕事を終わらせられる人は上司やクライアントからの評価が高く、私生活でもたくさんのメリットがあります。仕事が早い人には、どんな魅力があるのか見ていきましょう。

限られた時間を有効に使う

仕事が早い人は限られた時間を有効に使い、業務時間内にその日のやるべきことを終わらせます。残業することがなく定時で帰れるので、『プライベートが充実していること』が魅力です。

公私ともに充実している人は、仕事で頭がいっぱいになりパンクしてしまうことがありません。心身の健康管理も万全で、生き生きとしています。

仕事を終えた後は疲れを癒やす時間にあてるだけでなく、習い事や勉強のための時間として使うことができ、どんどんスキルアップしていくでしょう。

周囲からの信頼が厚い

仕事が早ければ、周囲から『デキる人』として信頼を得られます。資料作成やメールのチェックなど、さまざまな頼みごとをした時の反応が早いので、周囲に「頼れる存在だ」と感じさせるのです。

仕事が遅いと目の前のことに精一杯で、周囲が「頼りたい」「チャンスを与えたい」と思っていても、難しい状態になってしまいます。

仕事が早い人は次々と新しい仕事を任せてもらえるようになり、できることがどんどん増えていくはずです。若いうちから責任ある立場に抜擢され、大きなやりがいを見出せることも多いでしょう。

仕事が早い人が持つ特徴

(出典) pexels.com

仕事が早い人の特徴を知っておくと、遅い場合と比較した時に改善点が見つけやすくなります。どんな特徴を持っている人が、仕事を早く終えられるのでしょう。

切り替えが早い前向きな性格

仕事が早い人は『気持ちの切り替えが早く、物事を前向きに捉えられる性格の持ち主』である場合が少なくありません。

急に仕事を任されたり、予定が変更になったりした時も「どれだけできるか、やってみよう」と、気持ちを切り替えて対処できるので、時間が無駄にならず早く仕事を終えられます。

大切なのは、失敗した後にどのように挽回するかです。いつまでも、クヨクヨと悩んでいては時間が無駄になってしまいます。

うまくいかなかった時は、後に引きずるのではなく「失敗したけれど、改善点が分かったからよかった」と考えて、前向きに仕事に取り組むことが正解です。

決断力があり即行動できる

限られた業務時間内にやるべきことを全て終わらせるには、『決断力』や『行動力』が必要です。仕事が早い人は作業の優先順位を瞬時に見極め、すぐ行動につなげられます。

仕事を始める前に悩んだり迷ったりしている時間が長いと、どんどん時間が失われていくでしょう。慎重さは美点である一方で、素早く仕事をこなしたい時には邪魔になることもあるのです。

下準備に時間をかけることも大事ですが、あまりに時間がかかりすぎるとチャンスを逃すことになってしまいます。決断できない時は周囲に相談したり上司の判断を仰いだりと、柔軟な考えが持てることも特徴です。

仕事の内容をきちんと理解している

仕事の内容を正しく受け止め『どんな意味があるのか理解できていること』も、仕事が早い人の特徴の一つです。言われたからやるのではなく、何のために必要な作業なのかをよく分かっています。

求められていることがよく分からない状態で進めてしまうと、進め方の計画が立てられず時間が足りなくなってしまうのです。

ゴールまでの筋道が見えなければ、順序よく仕事をこなせません。仕事への理解度が深まれば、どの作業にどれくらい時間をかければよいか見通しが立ち、細かい部分まで計画通りに進められます。

デスクやPC内が整理整頓されている

早く仕事を終わらせられる人は、必要なものをいつでもスムーズに取り出せるようにしています。机の上だけでなくパソコンの中もきちんと整頓しており、『何がどこにあるのか把握できている状態』です。

不必要なもので机上やパソコンの中がいっぱいになっていると、効率よく作業を進められません。整頓上手な人はものを探すことに時間をかけずに済むので、仕事を始めるまでの時間を短縮できます。

日ごろから頻繁に使うものは手前に、たまに見返すだけの資料は奥の方に、というように整理をする癖がついているのが特徴です。

仕事が遅い人はまずここを見直そう

(出典) pexels.com

仕事をスムーズに終えられず残業が多い人は、仕事の進め方に見直したいポイントが隠れていることが少なくありません。どんな点を見直せばよいのでしょう。

仕事内容をしっかり把握する

どんな仕事も内容をよく分かっていないまま始めると、効率よく進められません。仕事を任せてもらったら『その仕事の目的は何か』を考え、内容をしっかりと把握することが大事です。

目的を達成するために必要なことを書き出すと、順序よく仕事を進められるようになります。苦手なことや面倒なことを後回しにせず、先にやっておかなければならないものを見逃さないようにしましょう。

自分の仕事だけでなく、前後にどんな工程を経ているのかも考えられるようになれば、仕事への意欲や責任感が増します。

仕事を進めるにあたって自信が持てなくなった時は、上司やリーダーに相談しましょう。現状を伝えてアドバイスをもらい、やり方を改めれば仕事のスピードがアップします。

完璧主義者でなくてもよい

完璧に仕事をこなさなければならないという思いが強すぎるあまり、一つの作業に時間がかかってしまうことがあります。重要度が低い部分まで完璧にやろうとすると、仕事が遅い原因になるのです。

例えば、書類の見てくれを美しく仕上げることに固執すれば、時間がかかった割に肝心の中身が薄いといった失敗をしやすくなります。必要がないことに夢中になって『本質』を見失わないようにしましょう。

あれもこれも完璧に仕上げようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。力を入れる部分とそうでない部分を、区別して考えることが大事です。

仕事が早い人は手抜きが上手い?

(出典) pexels.com

仕事を早く終えるには、がむしゃらに取り組めばよいわけではありません。優秀な人をよく観察すると、意外にのんびりとやっているように見えることがあります。仕事が早い人がやっている技を見ていきましょう。

メリハリをつけて仕事をする

仕事が早く周囲から評価されている人は、どんな仕事にも全力投球しているわけではなく、メリハリをつけて仕事をしています。

どの仕事に最も力を注ぐべきかが分かっており、無駄なことに時間をかけないので素早く仕事を終えられるのです。『力を抜いてよい部分』が分かっていれば、不必要なことに時間を取られずに済みます。

常に優先順位を意識しながら、その日のうちに終わらせなければいけない内容にはじっくりと時間をかけて取り組み、次の日でも間に合うことや他人に任せるべきものはササッと終わらせるようにしましょう。自分のペースを作れるようになれば、リズムよく仕事ができるようになります。

効率化できる部分を見つけて楽をする

やるべきことが多すぎると、集中力を欠いた状態になりミスが多くなってしまいます。仕事が早い人は『自分がやるべきこと』に注力し、『自分がやらなくてもよい部分』を見つけて、休むことが上手です。

例えば、たくさんの名刺から一つずつ名前や住所などを手入力でリスト化していては大変ですが、アプリを使えばカメラで撮影するだけで自動的にデータ化できます。

簡単な事務作業は、他の人に助けてもらうことが難しくありません。時間がかかりそうな作業に対して「何か楽できる方法はないかな?」と考えるようにすると、効率化に役立ちます。

効率化できる部分を見つけて時間を作るようにすれば、重要な仕事だけに集中できるようになるでしょう。

仕事が早くなるために習慣づけしたいこと

(出典) pexels.com

最初は大変だと思っても、習慣化すれば苦でなくなることはよくあります。仕事の場合も同じで、仕事を早くするために必要なことを毎日の生活に取り入れることが大事です。どんな習慣を身につければよいのか、見ていきましょう。

余裕をもって行動をする

やるべきことをギリギリまでやらないでいると、仕事を早く終えられません。スケジュールに余裕があったとしても『早めに仕事を進める習慣』をつけておくことで、さまざまな事態に対処しやすくなります。

明日が提出期限の資料を作成する際「まだ午前中だから間に合う」と考えてのんびりしていると、午後に急な仕事が入ってきた時に対応できなくなってしまうでしょう。

自分がスケジュール通りに仕事を進められたとしても、他の人の都合に合わせて予定が変更になる場合もあります。何か不都合なことが起こるかもしれないと考え、常に余裕を持って仕事を進めることが大事です。

分からないことはすぐに確認する

仕事が早い人は疑問点を見つけることがうまく、『自分で解決できるもの』と『他人の指示が必要なもの』を見極めることができます。

慣れていない仕事をする時は、分からないことが多くて当然です。疑問が出た時点で『すぐに解消する習慣』をつければ無駄に時間を取られたり、必要以上の作業をせずに済むでしょう。しかし、上司やリーダーが忙しく、質問するタイミングを見計らうことが難しいと考える人もいるでしょう。

メールやチャットソフトをうまく活用して、時間がある時にチェックしてもらうようにするとスムーズです。上司やリーダーがいる時間に合わせて、質問をまとめてできるように段取りしておいてもよいでしょう。

視野を広くする

早く仕事を終わらせようと考えると、自分の仕事のことだけに目が向いてしまいがちですが、視野を広く持つ習慣をつけることが大切です。

視野を広く持つと、何をいつまでに終わらせておけばよいのか『先読み』ができるようになります。どんな仕事も、前もって準備ができれば有利に動けることが大半です。

次にどんな指示が来るのか、見当がついていた方が仕事を進めやすくなります。しかし、目の前のことしか見ていないと、全体像を掴めなくなって次にすべきことが分からなくなってしまうのです。

視野を広く持っていれば、他の人が仕事をしやすいように立ち回ることもできます。自分のせいで他の人の仕事が滞ることもなくなり、チーム全体の評価のアップにもつながるでしょう。

仕事を効率化させるコツとは?

(出典) pexels.com

仕事が早い人は効率よく仕事をしていることが分かりましたが、効率化をするといっても何から取り組んだらよいか分からない場合があるでしょう。仕事が遅いと感じている人が、身につけるべきコツを紹介します。

優先順位を明確にする

仕事が遅い人は、仕事の優先順位を明らかにしなくてはならないと分かっていても、何からすべきなのか判断できないことがあります。

それぞれの業務を重要度と緊急度に分けて考え、両方が高いものを最も優先順位が高いものとして区別することがおすすめです。一般的に、クライアントへの対応のように『会社の損失につながる業務』は、重要度が高くなります。

例えば、「クライアントに届いているはずの書類が届いていない」といった即座に対応しなければならない内容の場合、重要度も緊急性も高く優先順位はかなり上だと考えましょう。

重要度が高くても、緊急性が低いものはその日に対応しなくてもよくなるので、他の優先順位が高いものからこなしていきます。判断に迷う場合は、上司や先輩など、その業務に慣れている人に相談しましょう。

いままでの作業を見直す

仕事が早く終わらない場合『どんな作業に時間がかかっているのか』を洗い出し、作業方法を見直しましょう。報告書の作成に時間がかかるのであれば、必要な項目だけを記入すれば済むようにテンプレート化すれば、一から書類を作らずに済みます。

もし、パソコンでの入力作業に時間がかかっているなら、ソフトの自動処理機能をうまく使えないか検討しましょう。

誰がどこまで作業が進んでいるのか把握するのに多くの時間がかかっている場合は、タスク管理ツールを導入して、各自の進行度合いを可視化することがおすすめです。

時間がかかっている作業を仕組み化することで、より作業が円滑に進みます。

スキルアップをする

仕事の優先順位や今までの作業のやり方を見直してもなかなか改善しない場合は、スキルアップを図ることも一つの方法です。

さまざまな工夫をしているのに仕事のスピードが改善しない時は、単純に『パソコンを操作するスキル』が足りず、ソフトをうまく使いこなせていないことが原因かもしれません。

仕事が早い人を観察すると、パソコンのショートカットキーを使いこなしていたり、便利なツールをうまく使ったりしています。マニュアルや、業務に関連するビジネス書をよく読んで、知識を深めていることも少なくありません。

真似できそうなことは積極的に取り入れたりアドバイスをもらったりすると、仕事を早く終えるための糸口が見つかります。

まとめ

仕事を早く終えられる人は仕事の目的や、やるべきことの優先順位がはっきりと分かっています。無駄なことはせず、重要度が高いことだけに集中できるように効率化に取り組んでいることが特徴です。

まずは仕事への理解度を深め、ゴールまでの筋道を立てられるようになりましょう。仕事が早い人の特徴を押さえて、挑戦できそうなところから取り入れていくことが大事です。

やるべきことを決めたら、実際のスケジュールよりも余裕を持って取り組みます。予定よりも遅れていると感じたら、やるべきことの優先順位や作業方法を見直すことを忘れないようにしましょう。