堅実女子ニュース&まとめ オンライン会議サービス「Zoom」の使い方と、できる機能あれこれ

堅実女子の皆さんは、話題のオンライン会議サービス「Zoom(ズーム)」はもう使ってみたでしょうか?これから使ってみたい、あるいはこれから仕事で使わなくちゃいけないというのに備えて、Zoomにはどんな機能があって、どんな使い方ができるかをご紹介します!前回の記事はコチラ

スケジュール機能でテレワークにメリハリをつける

Zoomは無料で最大100人まで参加できるオンライン会議(グループミーティング)をはじめ、1対1でのビデオ電話、勉強会やセミナーを開催する「ビデオウェビナー」といった機能があります。マイクとカメラを使ってビデオでやりとりする以外にも、LINEのようにテキストや画像をやりとりするチャット機能もあって、それらの機能はスマホアプリでも同じように使えるなど、多機能で仕事にも使えるところが人気を集めています。

Zoomはオンライン会議以外にもチャット機能なども用意されている。

中でも便利でよく使われているのが「スケジュール」機能でしょう。Zoomではあらかじめ決めておいた日時や毎日同じ時間にミーティングを自動的に始めることができます。普段使っているヤフーやGoogle、iPhoneのカレンダーなどと連携してお知らせもしてくれるので、うっかり参加し忘れちゃうといったミスも防げるようになっています。

そしていま、このスケジュール機能を使って定例会議や報告会、朝礼を行なうというケースが増えているのです。というのもテレワークでは一日の始まりや仕事を終えるタイミングがなかなかつかめず、なかなか仕事に集中できなかったり、つい関係ないことをしてしまうのですが、毎日同じタイミングでミーティングをすることで気持ちにメリハリをつけることができるからです。普段の仕事では面倒に感じる会議ですが、家にいる時間が長くなるにつれてミーティングの時間が待ち遠しくなってしまってる、という声もよく聞かれます。

画面共有とホワイトボート機能で意志疎通をスムーズにする

テレワークでの仕事のやりとりは電子メールがメインというのが多いでしょうが、メールを書くのに時間がかかったり、相手が受信したかどうかわからなかったり、いろいろやりにくいところがあります。電話やチャットを使う方法もありますが、資料の確認や訂正などといった作業には向いていません。

その点、Zoomではミーティングをしながら資料の画面を共有したり、フリーハンドで書いた文字をメモを共有するホワイトボード機能があって、相手と話をしながらその場で対応することができます。ただしこれらの機能を使う場合は、Zoomのアカウントからサインインして、さらにZoomのデスクトップクライアントをダウンロードしておく必要があります。会社で支給されたパソコンやOSが古い場合は対応できないこともあるので、そんな場合はスマホアプリでも同じ機能が使えるのでそちらでやってみるというのもありです。

ZooはIOSとAndroidアプリでもデスクトップと同じ機能が使える。

画面を共有したりホワイトボードを使う方法はカンタンです。まず最初に共有したい画面をパソコンで表示しておきます。次にデスクトップクライアントからミーティングに参加して、画面の下に表示されるメニューの中から「画面共有」を選びます。そうすると共有したい画面のプレビューやホワイトボートに切り替えるアイコンが一覧で表示されるので、あとは選んでクリックするだけです。

Zoomはパソコンで表示している画面がワンクリックで共有できる。

ホワイトボードを選ぶと白い画面に切り替わって、画面に表示されるメニューからテキストや線を描くなどを選んで作業することができます。共有した画面の上に、ホワイトボードと同じような機能を使って書き込みをすることもできます。その場合は共有した画面を表示したままでメニューから「コメントを付ける」を選んで操作します。

ホワイトボードでは真っ白な画面にフリーハンドやテキストでメモを書いたりできる。

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