堅実女子ニュース&まとめ 仕事で、プライベートで、定番化するオンライン・ミーティングを攻略する4つの心得

仕事だけでなくプライベートでも定番化しつつあるオンライン・ミーティングですが、堅実女子としてはできればもっと使いこなしたいところ。ここではミーティングを行なう時のコツやノウハウなどをご紹介します。

1.終了時間を設定しよう

オンラインだからこそタイムスケジュールはきっちりと。

オンラインの便利なところはミーティングの時間を自由に設定しやすいこと。その逆に時間の制約がないので、ずるずると延長してしまうというケースもけっこうあるのではないでしょうか?オンラインではリアルで行なう時以上に、きちんとタイムスケジュールを設定するのが大事です。

オンラインはディスプレイに向かって参加者の表情を見ながら、発言に集中しなければいけないので気が抜けず、リアル会議よりも疲れるという声が最近ではよく聞かれるようになりました。一方で会議の進行は通常より効率良く進むので、普段よりも短い時間で十分という場合もよくあります。

会議で集中力が持続する時間は、だいたい45分ぐらいといわれています。なので会議全体の時間は60分に設定して、たとえば普段の会議であれば、開始から5分ぐらいは通信状況の確認もかねて、参加者に自己紹介や近況を短く報告してもらう時間をとる。その後に45分間議論して、終了10分前には質問タイムをとり、のこり3分ぐらいで内容をまとめるという流れで、きちんと区切りをつけて終わらせるのが理想的です。

もし予定の時間が過ぎても話が長引きそうであれば、そのまま延長するのではなく一旦終了してから再度開催します。しっかり休憩できるよう15分ぐらい時間をとって、場合によっては参加者を分けて再開したり、日時を変えて開催する方がよい結果につながります。

2.スムーズに進行するために役割を分担する

オンライン・ミーティングではリアルとちがって「空気を読む」のが難しいので、上手く進行するには「ファシリテーター」役を決めておくのが大事になります。また、一人だけで運営するのはなかなか難しいので、ファシリテーターをサポートする「サブファシリテーター」と、議事録をとる「記録係」も決めておいた方がいいでしょう。

ファシリテーターの役割は議題の説明や参加者の質問に答えたり、発言する人を指名するなどがあります。サブファシリテーターは発言したい人を見つけてファシリテーターに教えたり、資料があれば画面を切り替えて共有できるようにするといった役割をします。参加者が多い場合は、チャットで次の発言を受け付けるなどして、複数のサブファシリテーターでサポートするという方法もあります。

記録係はオンライン会議ツールにメモを手書きできるホワイトボード機能があればそれを使ったり、チャットにテキストで書き込むなどして記録をとります。録画機能を使う場合は、タイムスタンプと内容のメモを合わせて記録しておくと後で見返しやすくなります。

Zoomにはレコーディング機能が用意されていてミーティングを動画で保存できる。

1 2