堅実女子ニュース&まとめ 仕事で、プライベートで、定番化するオンライン・ミーティングを攻略する4つの心得

3.役立つツールも有効活用

オンラインでは通常の会議とちがって画面が見づらかったり音声が聞きづらいことがよくあります。発言したい場合は手をあげるなどアクションで相手に伝えること。また、発言はあまり長くならないようにまとめて、ゆっくり口を動かすことを意識しながら話すようにするのがいいでしょう。

声が小さい人はツールの設定機能で「音声入力」を調整するか、口元にマイクがくるタイプのヘッドセットなどを使うようにします。相手の話し声が聞きづらい場合も同じように調整してもらうといいですが、それが難しい場合は自分の方でボリュームを手動で調整するなどして対応しましょう。

ここのところ増えているのが、毎日のようにオンライン・ミーティングが続くせいで、イヤホンをつけっぱなしにすると耳が痛くなったり、普段の音が聴こえにくいと感じるといったトラブルです。イヤホンはプラグ(耳に入れる部分)の大きさを調整できるタイプを購入したり、耳の部分をふさがない骨電動タイプなどを使ってみましょう。また、テレビや音楽をつけっぱなしにするのをやめて、できるだけ耳を休めるようにしましょう。

連日のミーティングでディスプレイを見続けるのがつらくなる、ということも考えて、ミーティングで使う資料はオンラインで画面を共有するだけでなく、手元で見られるように事前にPDFで配布しておくなど、いろいろ工夫をしておきたいところです。

耳にかける骨電動タイプのワイヤレス・ヘッドフォンはマイク付きで外の音が聞こえるので、宅配を受け取りたい時などは便利。

4.小ワザでいろいろ工夫してみる

オンライン・ミーティング中は音声が聞こえやすいように静かな環境で行なうのがマストですが、開始する時や終了する時にBGMを使うといったひと工夫で会議の集中度をアップしたり、気分を切り替えることができます。特に朝礼や定例でミーティングを行なう場合に効果的に使えます。

動画のBGMなどに使えるショートループと呼ばれる短い音楽は無料で配布しているサイトがいろいろありますし、テレビやラジオでCMの切り替えに使われるジングルと呼ばれる短い音楽も同じように無料のものがいろいろあります。シンプルに時間を読み上げるアプリやサービスを使うのもありですが、いずれも流す時の音量は気をつけて使うようにしましょう。

会議ツールの中には発言をすることを伝えるボタンが用意されているものもありますが見落としたり、画面の中で手を上げるだけではわかりにくかったりする場合があります。そこで使えるのが「ピンポン」や「ブブー」といった効果音を流すアプリです。アプリが難しい場合はグラスをスプーンで叩いて知らせるというのもありです。

他にも発言をする人は帽子をかぶる、進行役は赤い服やハンカチを巻くなど、いろいろな小ワザを工夫してミーティングを盛り上げてみましょう。

いろいろな効果音が使えるアプリもある。

取材・文/野々下裕子

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