堅実女子ニュース&まとめ 【マナー】あなたのメールは大丈夫?“嫌われメール”をズバリ診断!

受け取った相手がストレスや不快感をもたないビジネスメールのスキルを身つけるのは、社会人としてのたしなみのひとつ。しかし、多くのSuits女子が、自分のメールがマナー違反だと気づいていないのも事実なのです。そこで、Suits最新号から、受け取った人が「ムカッ」っとした“嫌われメール”の一部をご紹介。思い当たるところ、ありませんか!?

Case1 ムカつき度 ★★★☆☆

文章が長い
「得意先の30代の女性のメールは、いつも画面一面、横幅いっぱいに文字がびっしりで毎回うんざり。読む気をなくします」(37歳・男性)
「同じチーム内の女性は、ひとつの文書にいくつも用件を書いてくるんです。だらだら続く文章を読んでいると意識が飛びそうになる。仕事になりません」(32歳・男性)

▼こうすればOK!

1行は25文字程度で行替えし、
1~5行を1段落の目安にして構成して

メールは一般的なビジネス文書と違い、厳密にフォーマットが決まっていません。そのため、分量を気にせず、読みにくいメールを送る人が少なくないのです。全行左寄せ、1段落は1~5行が目安。1行25文字程度で行替えし、話題を変える時には1行あけて空白をつくると読みやすくなります。また、全体の長さは、スクロールせずに読める範囲にとどめて。「ところで」を使う事態に陥った時は、だらだら文書になっているということ。全文の見直しを。

Case2 ムカつき度 ★★★☆☆

至急が多い
「同僚は毎度“至急ご対応ください”“至急ご返信ください”と書いてくる。そりゃ、早く対応すれば、そっちの仕事はスムーズなんだと思うけど、毎回だと、本当にすぐに対応しなくちゃいけない案件なのかな…って疑惑がわきます」(32歳・女性)
「至急なのはそっちの都合でしょ、仕事のできない女性だなと思いますね」(35歳・男性)

▼こうすればOK!

極力、重要度高マーク「!」は使わないこと。
本当に至急の時は先に電話をかけて

コメントにもあるとおり、“至急”はあくまでもこちら側の都合。相手に負担をかけていることを忘れ、"至急"を連発するのはビジネスマナー違反です。“至急”の言葉の強さを少しでもやわらげるために件名に「至急のお願い」と書いたり、“至急”を使わず「急ぎご対応いただけませんでしょうか」を用いたりするのがベター。また、重要度高を表示する赤い「!」マークに拒否反応を示す人は少なくありません。どうしても使う場合は、先に電話をかけてからに。

Case3 ムカつき度 ★★★☆☆

誰だかわからない
「得意先へ向かっている間に、パソコンからスマホに転送されてきたメールをチェック。電話で返事しようとしたら、番号がわからなくてできなかった。ジョブとジョブの間にできる作業が妨げられた気がして腹がたちました」(35歳・女性)
「名前は書いていないし、内容は先日の件、とだけだし、もう何が何だか」(34歳・男性)

▼こうすればOK!

読んだらすぐに返信できる情報は記載を。
また、文頭には所属と名前を書き入れて

毎回、会社情報やお知らせが延々と書いてある署名付きメールが送られてくるのを嫌がる方も多いのですが、少なくとも、読んだ相手がメールを読んで、すぐに返信ができるよう、所属と名前、メールと電話番号を記載するのはマナーです。また、メールの文頭の「いつもお世話になっています」などのあいさつ文は、自分の所属と名前を書くところまでがセット。読んですぐに誰から送られてきているのかが、わかるようにするのがマナーです。

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