堅実女子ニュース&まとめ 【マナー】メールと電話はどちらを先にすべき? ビジネスメールの疑問を解決!

メールを作成しながら「あれ? こんなときはどう書けばいいんだっけ?」と、手が止まってしまうこと、ありますよね。相手に失礼のないように、しっかりとしたビジネスメールのマナーを身につけておきたいところ。そこで、Suits世代のリアルなメールQ&Aを最新号からお届けします。

Q1 宛名の肩書はいつまで書くべき?

A 相手が書かなくなるまでです
相手が書いてきたように返すことを心がけていれば、まず失敗はありません。これをビジネスメールマナー界では“ミラー(鏡)返信”と言います。また、相手があなたのことをメールで“●●さん”と書いているなら、あなたが“××さん”と書いても失礼にあたりませんが、相手が“●●様”と書いてきたならば、あなたも“様”を使うべきです。

Q2 メールと電話、どちらが先がいいの?

A 電話をしながらメールを送信するのがベスト
メールはあくまでも便利な手段であり、礼儀からすると、対面≫電話≫メールです。しかし、ビジネスの世界ではスピードも重要。ベストは、まずメール文書を準備し、相手に電話をかけ、アドレスを確認したうえで、通話中に送信し、その場で相手に受信を確認してもらうという方法。マナーとして覚えていてください。

Q3 初めてメールする人でも「お世話になっています」って書くべき?

A 書くべきです
あなたがお世話になっていなくても、社内のほかの方がつながっている場合もあります。組織の一員としてメールを送るわけですから、「お世話になっています」と書くのがマナー。新規営業先など本当に初めて送る場合には「お世話になっています」の後に、「突然のメールで失礼いたします。初めまして」と書き添えるといいでしょう。

Q4 返信が来ない時にはいつまで待てばいいの?

A 少なくとも1日は待つべき
基本的に返事が必要なメールの返信は、受け取ったその日に行うのがマナーとされています。ですから、既読の連絡すらない場合には、未送信になっていたり、相手がメールに気づいていない場合があるので、確認の電話をすべき。また、数時間以内に返信が必要な内容の場合は、メールの前に電話をかけ、意思疎通を図るのがマナーです。

Q5 全文引用と部分引用の使い分けは?

A 「以下の件」が何を指すのかわかりやすいほうを使う
人材を統括する立場の方は、メールも多く送信しています。その場合は、返信が何の件なのか、開いたメールで即わかるよう、いただいたメールの返事の下に、全文引用するのがベター。また、項目が多く、ひとつひとつ答えなければいけない場合には「以下、インラインで失礼します」と一文添え、部分引用して返信するとエレガントです。

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