堅実女子ニュース&まとめ スキルも好感度もアップする! ムダな会議をしない技術とは?

Suits世代の会議は、自分のスキルをアピールし、好感度を高める絶好の場。参加するだけでもよい新人時代とは違い、会議スキルをアップさせ、活躍の場にしないといけません。そこで今回はSuits女子に知っていてほしい会議のマナーについて勉強しましょう。講師は、ビジネスマナー講師の美月あきこさんです。

新しいことが決定できなければ会議ではない

0617kaigi2会議は業績を上げたり、新規事業を立ち上げたりといった課題を解決させる場。現状報告や申し送り、意見を出し合うだけのブレインストーミングではないのです。そのために必要なのが活発な意見の交換とそれを実現させる環境づくり。Suits世代は、その役を担う立場として活躍しなければいけません。そこでまず会議のトラブルワースト3をまとめてみました。心当たりはありませんか?

■■■Suits女子の会議トラブルワースト3■■■

時間になっても始まらない
遅刻をしないというのは、会議マナーの基本中の基本。事前に議題を把握し、参加意識を高めるのもマナー。会議中に別の仕事をするのはマナー違反です。

意見が出なくて進まない
きちんと聞き、活発に発言するのも参加者のマナー。会議が沈黙に支配されてしまうのは、司会者、あるいは発言者の尋ね方に問題がある場合が多いのです。

常にケンカ腰
会議で感情的になるのはマナー違反。会議は課題のゴールに向かって全員が満足のいく結論を出す場。建設的な質問のみ、時間を設けて受け付けるなど、全体の進行を見直すといいでしょう。

参加者に会議の目的とゴールを伝えるべし

0617kaigi3会議が機能しない理由の多くが、準備不足によるもの。事前にすべきことを正しく理解できているかチェックしてみましょう。

1 召集をかける
主催者(ほとんどの場合、上司)から会議の手配を頼まれたら、まず、目的を確認し、ゴールを設定します。そのうえで適切な人材多くても8人をめどにピックアップ。日時は主催者が設定しない場合は、自分と会議の重要人物との予定をすり合わせ、ほかの人に展開しましょう。そして会議に必要な役割(主役、進行、書記、タイムキーパー、必要なら機械担当)を決めて依頼。最後に開催日時、場所、参加者を書いたレジュメを参加者に配布・展開します。

≪うまくいかせるコツ≫
□日時は、事前準備を視野に入れ、3~7日以内に設定する
□役割分担で大切な進行役を厳選する
□会議のゴールを明確にする
□集合時間と開始時間を書く
□終了時間を明記する
□発言時間があることを明記する
□口頭でも伝える

2 会議の流れを進行役と打ち合わせる
会議で暴走してしまう人や、意見をまとめてこない人もいます。そういった場合に、参加者の誰にフォローしてもらうとスムーズな会議になるかを進行役の方と共有しておき、事前にお願いしておくとベターです。

3 当日資料を作る
女性の場合、論理性に欠けるという指摘を受けやすいので、数字など表やグラフで用意するといいでしょう。また、発言内容を1分程度にまとめておきましょう。

▼好感度をキープしつつ賢く主張する“会議で意見を通すコツ”は次ページで▼

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