【ビジネス女子マナーQ&A】お礼のメールに来た返事…さらに返信しないといけないの?返信不要のひと言は失礼?いまさら聞けないビジネスメールマナー

【ビジネス女子マナーQ&A】お礼のメールに来た返事…さらに返信しないといけないの?返信不要のひと言は失礼?いまさら聞けないビジネスメールマナー

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は青山いおりさん(仮名・営業・32歳)からの質問です。

「営業先とのメールのやりとりで、もやもやすることがあります。たとえばお礼のメールに返信がきたとき、“〇〇の話は面白かったですね”などと書いてあると、ついそれに返事をしたくなり、放置していいのか?と悩んでしまいます。

また、先方と日程のやりとりをした際などにも、“お会いできるのを楽しみにしております”と書くと丁寧な方からは、“私もです”と返信が来たり、さらにひと言“〇〇の件も調べておきますね”などがくると、さらに何かしらの返信をしなければならないのか?と思ってしまいます。そもそもメールの末尾に、“返信は結構です”と書くのは失礼でしょうか。なんだか“結構”という言葉が強い気がして気になります。返信不要ですと書くのも、固すぎるような気がして……。

逆に、メールはLINEなどと違って既読にならないので、先方が目を通してくれたかどうかが気になるときもあります。“読んだかどうか、返事を下さい”と書くのは失礼でしょうか。教えてください」

社会人に聞いてみると、勤務時間内でもっとも時間を取られてムダを感じる2トップが、ものを探すことと、メールのやりとりだといいます。コミュニケーションツールとして重要なポジションのメールですが、効率よく、そして双方気持ちよくやりとりをするにはどうしたらいいでしょうか。鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

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お礼のメールや了承メールに返信する必要はない

メールはひと目で誰から、どんな内容なのかがわかる件名を書き、本文には冒頭に先方の宛名を明記して、お世話になっておりますといったあいさつ文から始めるのがビジネスマナーの基本です。それらを端折れば失礼にあたり、受け取った側に不快感を与えかねません。最近では、宛名もあいさつ文もなく、いきなり本題だけをさっと書いて返信する人も増えていますが、社内だけ、部下など、目下の相手だけならまだしも、お客様とのやりとりでは絶対にあってはいけないことです。

とはいえ相談者さんのように、失礼にならないよう考えれば考えるほど返信が続いてしまう……ということもありますね。日程を決める場合などで、日時決定の連絡をしたあとに先方から了解しましたという内容のメールが届いた場合にも、基本的にそのメールに返信する必要はありません。たとえ、“お会いできるのを楽しみにしております”と書いてあってもです。

返信不要の気持ちは“思いやりフレーズ”を使って伝える

それでも気分的に返信したいというときには、“確認のご返信、ありがとうございます。〇月×日、よろしくお願いいたします。わたくしも当日、お会いできるのを楽しみにしております”と書きましょう。とはいえ、またこのメールに返事が届くと厄介ですね。その場合には“返信不要です”といった意味合いの文章を添えればいいのですが、相談者さんが言うように“返信不要です”“返信は結構です”というのは、少し乱暴に感じる人もいるかもしれません。

こういうケースではストレートに伝えず、“思いやりフレーズ”を加えましょう。相手の状況をおもんばかっていることが伝わる言葉をプラスしましょう。たとえば、“お忙しい折、返信のお気遣いは無用です”といった具合です。この場合の思いやりフレーズは、“お忙しい折”です。そうすると“返信不要です”よりもやさしいトーンになります。

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