ビジネスメールのミスをなくすたった一つの方法

上司にメールが長くてわかりにくいと指摘されました。 そもそも、仕事メールのマナーがイマイチよく分かりません。 例えば、クライアントの担当者さんに信頼されるメールの書き方を教えてください。まゆみさん(30歳・商社勤務)

メールが苦手です。こちらに非がないように、書かなければならないから、締め切りや必要な条件など、すべて書いているのですが、上司からメールが「なってない」と言われます。

Aメールを書く前に作戦を立ててください。いきなり本文を書くのはミスをする危険があります

はじめまして、ビジネスのコミュニケーションについてアドバイスしている、鈴木真理子と申します。

講演や著作を通じて、リアルなシーンで役立つビジネスマナーについて、解説やコツをお話しております。

さて、今回はメールのコツについてお応えします。会話と異なり、記録内容が残りますし、性格や仕事に対する姿勢が見えてしまうだけに、ミスなく簡潔に作成し、送信したいものです。

まゆみさんはメールが長いと指摘されたことを改善し、メールを送った相手の方から信頼を得たいと考えています。これは実はとてもカンタンなことなんですよ。

メールを書くときに、伝いたいことの一部を忘れたまま送信してしまったり、コピー&ペーストした日時が間違っていたりして、送信した後に訂正メールをもう一通送った経験がある人も多いはず。

なぜ、このようなことがおこるのでしょうか。

それは、いきなりメールに本文を書いていることと、記憶に頼って本文を書いていることが主な原因です。

言い換えれば、ミスをしないメールのためには、下書を書けばいいのです。

 

仕事のメールには、準備が必要です。

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