【ビジネス女子マナーQ&A】メールに返信が来ない、電話をかけても折り返しもせず、ばっくれる仕事相手に怒り心頭!どうしたらいい?

【ビジネス女子マナーQ&A】メールに返信が来ない、電話をかけても折り返しもせず、ばっくれる仕事相手に怒り心頭!どうしたらいい?

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は瀬川マキさん(仮名・制作・34歳)からの質問です。

「社外の人と仕事をしていますが、仕事のメールを送っても返信をしてこない、電話をかけてもいつも不在で、折り返しもしてこないという人がいます。舐められているという気分になり、腹も立ちます。そのため連絡がとれたときの、相手のちょっとした態度にもイライラ……。たとえば、何度もメールや電話をしているのに、ひとことの謝りもなく、返事をしてくるだけのときなどです。こういう人とはどう接していけばいいのでしょうか」

電話は突然人の時間を奪うもの、などとネットで言われることも多いですが、そもそもやりとりができなければ仕事が進みません。仕事をしていくなか、ばっくれる相手とはどうコミュニケーションをとっていくのがよいのでしょうか?相手の態度も気になりますよね。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

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しつこいほどに連絡をとるしかない

ご相談ありがとうございます。実際にビジネスパーソンに話を聞いてみても、決定権がある人、状況を把握している人と連絡がとれないために全体的な業務が遅れる、その結果、相手に対していい感情がもてなくなるということはよくあるようです。

世の中には、自分が一番、こちらが忙しいのだから待っていればいい、という考えの人も一定数います。ですが、それ以上に連絡を折り返さないというのは、その人の性格、習慣というのがまずあるでしょう。たとえば、おっとりした性格で返信がいつも遅れてしまう、もらった連絡を放置していても胸が痛まない、マルチタスクが苦手で集中すると別のことに頭がまわらないといったケースなどです。また、ビジネスマナーとして、1~2日で返信すべきという感覚をもっていない、日に何度もメールを読む習慣がないという人もいます。メール文化が発達していると言われていますが、業務のすべてがメールのやりとりで進むというのはごくごく一部なのです。メールに慣れておらず、プロモーションメールなどに仕事メールが埋もれていて、目についていないというケースだってあります。

こういった場合には、とにかくしつこく連絡するしかありません。オフィスに電話したり、会社のケータイ電話の留守番電話に折り返し連絡くださいと言っても連絡が来ない人でも、やりとりする必要があれば、しつこく連絡してよいでしょう。仕事です。躊躇する必要はありません。

メールでこちらに非がないこと、善後策をメールで提案し、電話をかけ続ける

ただし、締め切りが近づいているなどといった場合には、メールの内容に変化をつけましょう。たとえば、「何度もご連絡している件、締め切りが〇日のため、×日までにお返事いただけないとお約束した納期からずれてしまいます。ご了承ください」、「〇〇〇のように進めさせていただきたいと思っております。問題ございましたら、〇日までにお返事をお願いいたします。何度もご連絡させていただいたこともあり、今回お返事がいただけない際には、合意ということで進めさせていただきます」などです。そして電話でも、オフィスなら出てくれた人に、留守番電話なら録音メッセージに、同じ内容で伝えます。このようにしておけば、無用なトラブルが防げるはずです。

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