仕事が雑と言われてしまう…圧倒的に業務量が多い中、ミスを少なくする方法は?

仕事が雑と言われてしまう…圧倒的に業務量が多い中、ミスを少なくする方法は?

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は三富裕子さん(仮名・IT関連会社勤務・28歳)からの質問です。

「上司や担当の先輩から、仕事が雑と言われてしまいます。メールの誤字が多かったり、締め切りを忘れてしまうせいなのですが、実際問題、圧倒的に業務量が多く、いつも急かされていて細かいところまで手が回らないんです。いつもビクビクしながら仕事をしている状況に、私自身も疲れてしまっています。現状として、人員不足で仕事量が減ることは考えられません。こういう場合、どうすればいいのでしょうか」

求職者が多い一方で現場は人員不足というなか、マッチングが叶わずに「できる」人にどんどん仕事が増えていくという残念な現象が止まりません。しかし、その「できる」人も、どんどん疲弊、摩耗していってしまうというのは辛いところです。「仕事が雑」と指摘する人は完璧主義で優秀なだけに、言われたほうは自分が悪いのかと責めてしまいがちですが、キャパオーバーの現状を自分自身が認めているのであれば、それでも頑張っている自分を認めて褒めてあげるべきです。その上で、少しでもミスを減らす方法を考えてみましょう。今の業務に負担なく取り入れられるアイデアを鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

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メールは下書き保存して、送る前にもう1回見る

真面目に、一生懸命業務と向き合っているのに「雑」のひと言で片づけられてしまうというのは、悲しいですよね。ひとつずつ解決していきましょう。

まず、メールの誤字が多いとのこと。これはブラインドタッチの速度が速い人ほど起こるようです。早すぎる入力に目が追い付かず、誤字に気が付けないというケースです。焦ってキーボードをたたいているということもあるでしょう。そして、早く返事をして、次の業務に移りたいという気持ちも手伝って、すぐに送信ボタンを押してしまうということはないでしょうか。

業務の効率化を図るにあたって、似たタスクをまとめるというのは重要です。メールの返信業務もまとめましょう。でも、書いてすぐ送信するのではなく、下書きに保存します。そして、すべての返信を書き終えたところで、最初の1本から、改めて読み直します。

いちばん間違えてはいけないのは、送信相手のお名前です。受け取ったメールの署名をコピペして必ず「様」をつける習慣をつけましょう。まず、そこを確認。そして、本文を心の中で声に出して読んでみてください。目でざっと追うだけでは、読み飛ばしが発生してしまいます。心配であれば、プリントアウトするのも有効です。すでにパソコン文化が浸透している状況ですが、それでも、紙にしたほうがミスを発見しやすいのです。

送信アドレスの不備にも注意しましょう。特に、多数に一度に送る場合には、送信アドレスを名簿などと照らし合わせるのがよいでしょう。よく、一斉送信した際に、数名のアドレス違いで送信エラーが生じるケースがあります。この場合、その本人だけに届いていないかどうかというのはわかりませんよね。念のため、また全員に送ることになります。しかし、ビジネスメールは直属の上司や先輩がCCに入っているというケースが多いでしょうから、そうなれば「ミスが多いな」と思われてしまいかねません。何度も同じメールを受け取る人も出てきます。確認はほんのひと手間です。ミスが多いと思われないためにも、アドレスの確認は必須と心得てください。

単語登録とオリジナルのテンプレートを駆使しよう

確認に時間をかけるぶん、本文を書く手間はコンパクトにしましょう。「いつも大変お世話になっております。××(会社名)の〇〇(自分名前)です」「ご査証くださいませ」「今後ともなにとぞよろしくお願いいたします」「以下、インラインで失礼いたします」といった言葉は単語登録してしまいましょう。また、日程の候補を列挙したり、企画内容を記す場合のテンプレートも事前に作成しておくといいでしょう。入力を減らせば、入力ミスがなくなるというのは確実し、時短になりますよ。

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