【ビジネス女子マナーQ&A】イラッとするメールへの正しい返信は?こちらが督促するときのマナーは?

【ビジネス女子マナーQ&A】イラッとするメールへの正しい返信は?こちらが督促するときのマナーは?

今回のビジネス女子マナーは、住田れい子さん(仮名・32歳)からの質問です。

「メールのやりとりをしているうえで、“確かにこっちも悪いところはあったけれど、その言い方はないんじゃないの?”というビジネスメールが届くことがあります。たとえば、トラブルや修正のやりとりしていたら、相手から“長いキャリアの中で、あなたのような方と仕事をしたのは初めてです。他の方ともトラブルが頻発しているのではないでしょうか。向いていると思えませんので転職をお勧めいたします”と書かれたことがありました。また、支払い関係のトラブルがあり、何度も連絡しているのに、一向に連絡がなく、しまいには“こちらも多忙を極めておりまして、何度も連絡をいただいても困惑してしまいます。わかり次第こちらからご連絡します”との返信が1週間後に来たり……。とても腹立たしく、“一言謝れ!”という気持ちになります」

メールは相手の顔がみえないこともあり、イライラとさせられることが少なくありません。とはいえ、仕事ですから当然、やりとりは続けなければいけませんし、目的は、こちらの要望を叶えてもらうことです。スムーズに仕事をするために、こういったむかつくメールには、どのように返信するのが正解でしょうか。鈴木真理子さんに教えていただきます。

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相手の挑発に乗らずビジネスライクなメールを送り続けよう

嫌味なメールをもらうと、こちらもイラっとしたり、とっちめてやりたい気持ちになるーー。そのような気持ちになるのもよくわります。ですが、嫌味の倍返しをしたところで、あなたの気持ちは一時的に晴れるかもしれませんが、仕事がうまくいくとは限りません。むしろ相手から攻撃が増すような気がします。

堅実女子たるもの、相手の挑発には乗らないこと。自分の感情は押し殺し、ビジネスライクなメールを送り続けましょう。感情的な相手は、やがてあなたの器の大きさを感じ、一目置くようになるはずです。

嫌味メールはパワハラの疑いも。社内で共有しておこう

例えば、相談者さんのように、あなたの実績を否定するようなことがメールに書かれていた場合には「ご心配くださいましてありがとうございます。また、思いがけないアドバイスまでいただき恐縮しております。〇〇様を見習って精進いたします」と返してみては? それでも再度同じような嫌味や説教を書いてきたら、仕事以外の部分は触れずに、必要最低限の返信だけしましょう。

くれぐれも自分に非があるとか、落ち込んだり悩んだりしないこと。もしかしたら相手は誰にでも攻撃する癖がある人かもしれません。パワハラの疑いも考えられます。攻撃的なメールを受け取ったら、上司や先輩、同僚にもメールを見せて共有しておきましょう。「こんなメールをもらったなんて上司やほかの人たちに知れたら、自分が仕事ができない人間だと思われてしまう」なんて思わずに。隠すことで、相手がどんどんエスカレートすることも考えられます。

上司から返信してもらうのもアリですよ。「部下の〇〇がいつもお世話になっております。至らない点が多々あるようで、ご迷惑をおかけしております。お気づきの点がありましたら、私まで何なりとお申し付けください」とでも書けば、相手もきっと、ぎゃふんとするでしょう。

支払い督促が滞る場合にも同様です。ただし、
こちらは当人同士では前に進まないので、第三者、できれば専門家にお願いしたほうがよさそうですね。相手は借金を負っているのですから、いつまでに入金がなければ……などと段階を踏んで督促すべきだと思います。

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