【ビジネス女子マナーQ&A】災害・被災に遭った方への業務連絡はどうしたらいい?仕事関係者が自然災害に遭ったときのメールのマナー

【ビジネス女子マナーQ&A】災害・被災に遭った方への業務連絡はどうしたらいい?仕事関係者が自然災害に遭ったときのメールのマナー

今週の質問は、吉川えり子さん(IT関連会社勤務 28歳)から。

「最近、大きな自然災害が続いています。社内でも、被災したエリアに住む家族や知人を心配している人が多いです。私の部署は全国規模で業務委託していることもあり、契約してくださっている方が被災されるケースもあります。今回も北海道にお住まいの人から、停電のために復旧まで業務ができないとの連絡をいただきました。ご本人からご連絡をいただける場合はありがたいのですが、こちらから連絡するのは、相手の状況がわからないということもあり、失礼になるのではと思ってしまいます。大変な事態になっているかもしれないのに、“大丈夫ですか、仕事の納期は間に合いますか”というのは、人としてナシだとも思います。仕事関係者が被災された場合、こちらはどのように対応するのがよいのでしょうか。教えてください」

大型台風の直撃と地震があり、大きな被害がありました。東日本大震災のときもそうでしたが、ライフラインの復旧に時間がかかったりと、災害が収まったからといってすぐに元の生活に戻れるわけではありません。進行中の業務に関わっている方が被災されているかもしれないといった場合、どのように対応すればいいのでしょうか。さっそく鈴木真理子さんに聞いてみましょう。

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よほどの緊急でない場合、こちらからは連絡しない

災害があった場合、一般的には家族や親戚など、身内の無事を確認するのが最優先。状況にもよりますが、仕事先にはよほど緊急でない限り、無事を祈るのがよい方法ではないかと個人的には考えます。とくに甚大な被害のある場所では、救命活動が行なわれていたり、病院に搬送して治療をしたり、避難できたとしても劣悪な環境下にあるかもしれません。また、停電していたら携帯電話の充電は思うようにならず、相手の立場になって限られた電源を何にどう使うべきかといった配慮が必要ではないでしょうか。たとえば近親者との安否確認や、病院への連絡、物資や薬の確保、ネットで信頼度の高いニュースを入手するなどが思い当たります。

有事の際には、仕事のこと“なんて”二の次です。それでいいのです。とはいえ、日本人のサガなのか、先日の大型台風直撃の直前にも「電車が動くなら会社に行く」「台風が来る前に出勤して仕事する」なんていう人がニュースにも取り上げられていました。それほど、日本には「仕事優先」なメンタルを潜在的にもっている人は多いのです。それを踏まえれば、「なのに、先方から連絡がないということは……」と、おのずと「こちらからは連絡しない」という発想がうまれるのではないでしょうか。連絡できる状況になれば、必ず先方から連絡が入るはずです。

納期が近いなど、業務上の連絡が火急の場合には解決策をもって連絡する

もし納期が近いなど業務上の連絡が火急な場合には、まずはできる限りの対応、解決策を準備しましょう。スケジュールの調整や、サポートの仕組みづくりなど、できることはあるはずです。そして連絡する際にも、「災害のニュースを見て、心配しております。みなさま、ご無事でしょうか」と安否を気遣う言葉を文頭にします。「〇月×日納期とさせていただいておりました〇〇の件ですが、現在、スケジュール調整をかけております。どうか、お気になさらずに」と、仕事における相手の心配を少しでも軽減させる気持ちが大切です。

そのメールから相手と連絡がつく可能性もありますし、連絡がとれない場合にも、対応、解決策を準備しておくことで業務への支障も最小限に抑えられるでしょう。

たとえ連絡が取りづらいからといってあきらめることはありません。その間、ニュースや報道はこまめにチェックするとよろしいでしょう。ライフラインが整って、先方の方が出勤できるようになったら、あるいは停電がおさまり仕事が通常の半分でも稼働できるようになったら、時機を逃さず一報を入れるのがおすすめです。

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